「イベントを開催しても、毎回同じ人しか集まらない」
「自由参加にすると社員がほとんど来ない」
「参加率を上げてと言われても何をすれば…」
社内イベントの参加率を上げるには、まず社員が参加しない理由を知ることが大切です。
「仕事終わりまで会社にいたくない」「参加するメリットが分からない」「毎回同じ内容で飽きてしまった」など、社員には参加をためらう理由があります。
こうした本音を踏まえて企画や運営を見直すことで、参加率は改善しやすくなります。
とはいえ、何から着手すべきか迷う方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、社内イベントの参加率を上げる施策を中心に解説します。
読み終わる頃には、社内イベントの参加率が芳しくない原因が分かり、次回から講じられる対策が分かります。ぜひ最後までお読みください。
参加率を高める施策のなかでも、比較的取り入れやすいのが景品や特典の活用です。
景品ショップ マイルームでは、社内イベントで人気の景品をジャンル別・予算別に掲載しているため、景品選びの参考にもなります。
まずは、どのような景品が選ばれているのか以下からチェックしてみてください。
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社内イベントに「参加したくない」社員の本音4選
社内イベントに参加したくない理由で特に多いのが、次の4つです。
参加率を上げる方法を試す前に、社員が参加したくない理由を知っておくと、適切な対策ができます。それぞれ詳しく見てきましょう。
毎回同じ企画で飽きてしまう
どうせ今回も同じ企画だろう…
毎年似たような企画が続くと、社員にマンネリ感を与えてしまいます。
過去のイベントで目新しさや楽しさを感じられなかった場合に「今年は参加を見送ろうかな」と考える社員が増えることもあります。
休日・時間外の開催は参加したくない
休日まで会社のイベントに時間を使いたくない…
このように感じる社員は少なくありません。
休日や終業後の時間は、家族との時間・趣味・休息に充てる大切な時間です。そのため、業務時間外のイベントは参加のハードルが上がりやすい傾向があります。
また、参加は自由と案内されていても、上司や同僚の目が気になり断りづらさを感じる社員もいるでしょう。
その結果、イベントが「参加したいもの」ではなく「参加しなければならないもの」と受け取られてしまうことがあります。
そもそも行く意味が分からない
正直、何のために参加するんだろう？
イベントの目的やメリットが伝わっていないと、社員は参加する理由を見つけられません。
告知文に「親睦を深めよう」と書かれていても、それが自分にどのような価値をもたらすのかは分かりにくいものです。
そのため「いい機会だから」といった曖昧な呼びかけだけでは、参加につながりにくくなります。
開催すら知らなかった
え、そんなイベントあったんですか？
実は、参加しなかったのではなく、開催を知らなかったというケースも少なくありません。
メールで一度告知しただけでは情報が埋もれてしまい、社員に十分伝わらないことがあります。
その結果、当日になって初めてイベントの存在を知る社員が出てきてしまいます。
社内イベントの参加率を上げる方法
参加率を上げる具体的な方法を8つ紹介します。
| 施策 | 着手のしやすさ |
|---|---|
| 目的・参加メリットを事前に伝える | すぐ |
| 業務時間内に開催する | 要調整 |
| 参加費を会社負担にする | 要調整 |
| 複数回・複数チャネルで告知する | すぐ |
| 自由参加・短時間形式にする | すぐ |
| 社員アンケートで意見を企画に反映する | すぐ |
| 上司・経営層からも参加を呼びかけてもらう | すぐ |
| 景品・特典を用意する | 要調整 |
参加者を集めたい幹事の方は、ぜひ本章を参考に実現可能な施策から着手してみてください。
目的・参加メリットを事前に伝える
イベントを告知する際は「何のための会で、参加すると自分にどのようなメリットがあるか」を具体的に伝えましょう。
「普段関わらない他部署の人と話せる機会です」「参加者には景品プレゼントあり」といったように、社員が自分ごととして捉えられる言葉を選ぶと効果的です。
告知文に入れると効果的な要素は次の3点です。
- 何をするイベントか
- 参加するメリット
- 所要時間と開催日時
特に参加するメリットは「〇〇が当たる抽選あり」「参加者全員にお土産あり」のように具体的に示すと、参加への意欲を高めやすくなります。
社内イベントを実施するメリットについては、関連記事「社内イベントの効果を引き出す5つのコツ！逆効果になる原因と次回も盛り上げるポイントを解説」でも詳しく解説しています。
あわせてご覧ください。
業務時間内に開催する
休日や終業後の開催を避け、就業時間内にイベントを組み込むことで「プライベートの時間を削られる」という不満がなくなります。
例えば、ランチタイムを活用したカジュアルな交流会や、午後の業務の一コマとして設定する形式は、参加率が上がりやすい選択肢のひとつです。
業務時間内の開催が難しい場合でも「定時ちょうどに開始・1時間で終了」など、終わりの時間を明示するだけで参加へのハードルが下がります。
参加費を会社負担にする
参加費が必要な社内イベントは、それだけで参加を見送る社員が出やすくなります。
特に業務時間外の懇親会や交流イベントでは「お金を払ってまで参加したくない」と考える社員も少なくありません。
飲食代や交通費を会社が負担することで社員の負担を減らし、より参加しやすい環境をつくれます。
また、福利厚生費として計上できるケースもあるため、予算を確保しやすい点もメリットです。
社内イベントの経費の扱いについては、関連記事「社内イベントの景品の勘定科目の正解は？判断基準と仕訳例・税務上の注意点を解説」で詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。
複数回・複数チャネルで告知する
社員に参加を検討してもらうには、予定を確保してもらうための十分なリードタイムが必要です。
告知は以下のように1回で終わらせず、複数回に分けて案内しましょう。
- 開催1か月前：第一報を送る
- 2週間前：リマインドを送る
- 1週間前：再度リマインドを送る
- 前日：最終案内を送る
また、告知手段も1つに絞らないことが大切です。社内メールだけでなく、SlackやTeamsなどのチャットツール、社内掲示板なども活用しましょう。
このように複数のチャネルを組み合わせることで「知らなかった」を防ぎやすくなります。
自由参加・短時間形式にする
プライベートの時間を優先したいという理由で、参加をためらう社員も少なくありません。そのため、自由参加であることを明示し、途中参加・途中退席も可能としておきましょう。
「行ける時間だけ参加すればいい」と分かるだけでも、参加しやすくなります。
さらに、イベントの所要時間は2時間以内を目安にし、終了時刻を事前に伝えることも大切です。
終わる時間が分かっているイベントのほうが予定を立てやすく、参加を検討してもらいやすくなります。
社員アンケートで意見を企画に反映する
参加率を上げたいなら、企画段階から社員を巻き込むことも効果的です。
どのようなイベントなら参加したいかを事前にアンケートで聞くことで「自分たちのためのイベント」という意識を持ってもらいやすくなります。
また、寄せられた意見を企画に反映することで「自分の意見が採用された」と感じてもらいやすくなります。イベントへの関心も高まり、参加のきっかけづくりにつながるでしょう。
なお、アンケートはSlackやGoogleフォームなどを活用し、3〜5問程度の回答しやすい内容にすることをおすすめします。
質問数が多いと回答の負担が増え、回答率の低下につながる可能性があるため注意しましょう。
上司・経営層からも参加を呼びかけてもらう
担当者だけでなく、上司や経営層にも参加を呼びかけてもらうことで、イベントの案内が社員に伝わりやすくなります。
例えば、全社向けメールや社内チャットで「ぜひ参加してください」と一言メッセージを添えてもらうだけでも効果的です。
イベントの案内は、誰から発信されるかによって受け取られ方が変わることがあります。
担当者だけで進めるのではなく、上司や経営層にも協力を依頼しながら告知しましょう。
景品・特典を用意する
景品や特典があることで「行ってみようかな」と考える社員も増えやすくなります。
例えば、ビンゴ大会や抽選会を実施したり、参加者全員に手土産を用意したりする方法があります。
この方法は特に「参加を迷っている社員」の後押しになりやすいため、参加率向上の施策として有効です。
景品・特典で社内イベントの参加率を上げる3つの工夫
社内イベントに景品や特典を盛り込む工夫を3つ紹介します。
| 施策 | 期待できる効果 |
|---|---|
| ビンゴ・抽選会で当日の楽しみをつくる | 「行けば楽しい」という参加のきっかけが生まれる |
| 全員に手土産・ノベルティを用意する | 「参加して損しない」という安心感がつくれる |
| 景品を事前に予告する | 参加前から期待感が高まり集客につながる |
ぜひ景品や特典も活用して、楽しみになる社内イベントを企画してみてください。
ビンゴ・抽選会で当日の楽しみをつくる
ビンゴ大会や抽選会・じゃんけん大会など、景品が当たる企画を取り入れると「せっかくだから参加してみようかな」と考える社員も増えます。
当選発表のワクワク感が加わることで会場も盛り上がりやすく、イベント全体の満足度向上にもつながるでしょう。
景品は必ずしも高額なものである必要はありません。
カタログギフトやお菓子などを複数用意しておくと、当選発表の楽しみが続き、会場も盛り上がりやすくなります。
ビンゴ大会・抽選会でどのような景品を選べばいいか迷っている方は、関連記事「ビンゴ予算3万円で選ぶ！単品景品人気ランキング＆景品セット特集」もあわせてご覧ください。
全員に手土産・ノベルティを用意する
参加者全員に手土産やノベルティを用意するのも、参加率向上に効果的です。
「イベントに行くと何かもらえる」と分かっているだけでも、参加するきっかけになります。
行くか迷っている社員の後押しにもなるため、参加率の向上が期待できます。
お菓子や日用品など、参加者全員に気軽に渡せるものを用意しておくとよいでしょう。
大切なのは、参加者への感謝を形にすることです。参加した社員に「来てよかった」と感じてもらいやすくなります。
景品を事前に予告する
景品の内容を事前に告知しておくと、イベントへの興味を引きやすくなります。
例えば「今年は〇〇が当たります」といった情報を告知文に加えるだけでも、イベントへの期待感を高めやすくなります。
また、景品の画像を社内チャットなどで共有するのも効果的です。どのような景品が用意されているのかが伝わることで、イベントへの関心を持ってもらいやすくなるでしょう。
実際にどのような景品が選ばれているか、以下のページからランキングでチェックしてみてください。
社内イベントの参加率を上げるために避けたいNG行動
社内イベントの参加率を上げたいからといって、無理に参加を促せばよいわけではありません。
ここでは、参加率向上のために避けたい3つのNG行動を紹介します。
| NG行動 | なぜ逆効果か |
|---|---|
| 参加を強制・半強制にする | 不満・反発を生む。労務リスクにもなりうる |
| プライベートの時間に食い込ませる | 「拘束された」という不満が残る |
| 毎回同じ企画を繰り返す | 「また同じか」と飽きられ、参加されなくなる |
施策によっては、かえって社員の不満や反発を招き、次回以降の参加率を下げてしまうこともあります。
本章を参考に、社員に嫌われるような行動は控えましょう。
参加を強制・半強制にする
「全員参加」を求めたり、参加しない社員に不利益が生じるような運用をしたりすることは避けましょう。
無理に参加させられたと感じると、楽しむためのイベントではなく「参加しなければならないもの」と受け取られてしまいます。
その結果、イベント自体への印象が悪くなり、次回以降の参加にも消極的になりかねません。
参加はあくまで自由意志を前提として「参加したい」と思ってもらえる企画づくりを心がけることが大切です。
プライベートの時間に食い込ませる
休日や終業後の遅い時間帯に開催すると、社員に「拘束された」という印象を与えてしまいます。
翌日も仕事があるなかで長時間拘束されると、イベントに対して負担を感じやすくなります。
そのため、終了時間は事前に明示し、定刻通りに終わらせることを意識しましょう。
「言われた時間に終わる会」というイメージが定着すると、次回も参加しやすくなります。
毎回同じ企画を繰り返す
毎年同じ形式のイベントばかり続くと、社員が飽きを感じやすくなります。
最初は好評だった企画でも、同じ企画を繰り返していると「今年は参加しなくてもいいかな」と思われてしまうことがあります。
参加率を維持するためには、イベントのテーマや企画内容を定期的に見直すことが大切です。社員アンケートを参考にしながら、新しいアイデアを取り入れてみましょう。
社内イベントの企画に悩んでいる方は、関連記事「社内イベントで盛り上がるゲーム12選！道具なし・大人数・オンライン対応」も参考にしてみてください。
社内イベントの参加率についてよくある質問
Q1. 予算をかけずに参加率を上げるには？
まずは「業務時間内に開催する」「告知のタイミングと回数を増やす」など、コストをかけずに実施できる施策から取り組みましょう。
また、社員アンケートで希望を聞いたり、途中参加・途中退席を可能にしたりするだけでも参加しやすくなります。
工夫次第で、予算をかけなくても参加率の改善は十分可能です。
Q2. どうしても参加したくない人にはどう対応する？
参加しない人に不利益が生じないようにしたうえで「参加するとどのようなメリットがあるのか」を丁寧に伝えることが大切です。
無理に全員を集めようとすると、かえって反発を招くことがあります。参加の可否は本人の意思を尊重し、参加したくなる環境づくりに力を入れましょう。
社内イベントの参加率を上げるには社員目線の工夫を取り入れよう
社内イベントの参加率が上がらない背景には、社員が参加しづらいと感じる理由があります。
それらの課題をひとつずつ解消することで、参加率アップにつながるでしょう。
大切なのは「参加してよかった」と感じられる仕組みをつくることです。
開催時間への配慮や企画内容の工夫、景品や手土産の活用などを通じて、参加しやすい環境を整えていきましょう。
ぜひ本記事を参考に、自社で取り入れやすい施策から一つずつ実践してみてください。
また、参加率アップの施策として手軽に景品を準備したい場合は、専門ショップを活用するのも一つの方法です。
「景品ショップ マイルーム」では、予算や参加人数に合わせた景品セットを用意しているため、一から景品を探す手間を省きながらイベントの準備を進められます。
社内イベントの景品を探している方は、ぜひチェックしてみてください。
景品ショップ マイルームの景品ランキングを見る
