社内イベント案内テンプレート｜「なぜこう書く？」理由が分かる完全ガイド

社内イベントの案内文を作成する幹事の方は「何を書けばいい？」「失礼のない文章になっている？」といった不安を抱いているのではないでしょうか。

社外向けなど特別な配慮が必要な場合を除き、基本構成と必須項目を押さえれば誰でも分かりやすい案内文を作成できます。

本記事では、汎用・忘年会・社員旅行などのテンプレートや必ず入れるべき7つの必須項目、注意すべきNG表現などをまとめました。案内作成の負担を減らすために、ぜひ参考にしてください。

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コピペOK！社内イベント案内テンプレート3選

社内イベント案内文書の基本形を知っておけば、少しカスタマイズするだけで、どのようなイベントにも対応可能です。

さらに、利用頻度の高い「忘年会」と「社員旅行」のイベント案内用に、そのまま使えるテンプレートをご用意しました。

必要な情報を追加すれば、質の高い案内文が作成できます。

ここでは、以下のテンプレートをご紹介します。

忘年会と社員旅行のテンプレートは応用形です。まずは基本となる形をマスターしておきましょう。

汎用テンプレート

このテンプレートは、どのイベントにも使える基本形です。内容を自社の情報に置き換えるだけで完成します。

【件名】
〇月〇日（曜日）イベント開催のお知らせ

【本文】
社員各位

いつもお疲れ様です。
つきましては、下記の通りイベントを開催いたします。

【イベント詳細】
開催日時：20XX年〇月〇日（曜日）〇時〇分～
開催場所：〇〇ビル 〇階 〇〇室
参加人数：〇名程度
参加費：無料（費用は会社負担）

【参加について】
参加ご希望の方は、〇月〇日（曜日）までに、
以下の申込フォームからご登録ください。

[申込フォームURL]

不明な点がございましたら、以下までお気軽にお問い合わせください。

〇〇部 企画チーム
〇〇〇〇
Tel: 03-XXXX-XXXX
Email: xxx@company.com

皆様のご参加をお待ちしております。

表現のポイント

社内イベント案内の基本的な形は「件名・宛先・詳細・発信者（問い合わせ先）」の4項目を記載します。

社内向けの親しみやすさと敬意を保つため「いつもお疲れ様です」から書き出しましょう。

「つきましては」で改まったトーンに転換し、【イベント詳細】で視覚的に情報を区切ることで、読みやすさを向上させているのがポイントです。

カスタマイズのコツ

「つきましては」の後をカスタマイズすれば、どのような社内イベントにも利用可能です。

このように、目的に応じて書き換えるだけで、目的に合った基本的な案内文がすぐに完成します。

忘年会の開催案内（基本形）

忘年会の開催案内は、当日のプログラムを記載して、おおよその流れや終了時間を把握してもらうのがポイントです。

【件名】
12月15日（木）忘年会開催のお知らせ

【本文】
各位

いつもお疲れ様です。
今年も残すところわずかとなりました。
今年一年の皆さんのご苦労に感謝し、仲間と語らう場として下記の通り忘年会を開催いたします。
仕事の話は一旦お休みにして、今年の思い出を振り返りながら楽しいひとときを過ごしましょう。
余興としてビンゴ大会も予定していますので、ぜひご期待ください。

【忘年会詳細】
開催日時：2024年12月15日（木）18:30～20:30
開催場所：〇〇ビル 3階 会議室 B
参加人数：50名程度
参加費：無料（飲食代・余興代は会社負担）

【当日のプログラム（予定）】
18:30　開会・乾杯
19:00　歓談・お食事
19:45　余興（ビンゴ大会）
20:20　締めのご挨拶
20:30　終了

【参加について】
参加ご希望の方は、12月10日（月）17:00までに、以下の申込フォームからご登録ください。

[申込フォームURL]

なお、終了後に希望者のみで二次会も予定しています。

参加希望の方は、申込フォームにて「二次会参加」にチェックをお願いします。

不明な点がございましたら、以下までお気軽にお問い合わせください。

総務部 忘年会幹事
〇〇〇〇

今年一年、本当にお疲れ様でした。皆様のご参加をお待ちしております。

表現のポイント

「今年も残すところわずかとなりました」という年末感のある書き出しで、忘年会ならではの雰囲気を演出するのがポイントです。

ビンゴ大会などの余興やプログラムを明記することで、参加者が当日をイメージしやすくなり、楽しみが増します。

二次会参加の意思確認を申込フォームと合わせて取ることで、幹事側の手間も減らせます。

署名に「忘年会幹事」と記載し、誰が窓口かを明確にしましょう。

カスタマイズのコツ

イベントの状況に応じて、項目の中身を適宜変更してください。

場所が未定なら「調整中」、新年会なら目的を「さらなる飛躍を目指して」に変更し、費用負担がある場合は「参加費：2,000円（前払い）」など、具体的に記載しましょう。

社員旅行の開催案内（応用形）

社員旅行は複数日程・詳細情報が多いイベント案内の応用形となります。

より複雑な情報を、分かりやすく整理するのがポイントです。

【件名】
2024年度社員旅行のご案内（日程：3月15日～17日）

【本文】
各位

いつもお疲れ様です。
本年度も、全社一堂に集い、親睦を深める機会として、社員旅行を開催いたします。

【旅行概要】
「新しい環境で、チーム力を高める3日間」をテーマに、実施いたします。

仕事では得られない経験を共有し、相互理解と職場環境のさらなる充実を目指します。

【旅行詳細】
開催日時：2024年3月15日（金）～3月17日（日）（3日間）
集合場所・時間：〇〇駅 〇〇口 8:00集合
目的地：〇〇県 △△温泉
宿泊：××旅館
参加予定者：約100名
参加費：18,000円（宿泊費・食事代・交通費込）
※会社負担：8,000円
※個人負担：10,000円

【スケジュール（予定）】
【1日目】
8:00 〇〇駅 集合
10:00 目的地到着、チェックイン
14:00 レクリエーション（チームビルディング活動）
18:00 夕食
20:00 交流会

【2日目】
8:00 朝食
9:00 自由時間（観光・温泉）
13:00 昼食
15:00 懇親ゲーム大会
18:00 夕食
20:00 カラオケ大会

【3日目】
7:00 朝食
8:30 チェックアウト
10:00 目的地出発
12:00 昼食（サービスエリア）
14:00 〇〇駅 到着・解散

【申込について】
参加をご希望の方は、2024年2月28日（木）までに、以下の申込フォームからご登録ください。

[申込フォームURL]

【申込時に確認させていただく事項】
・アレルギーの有無
・食事制限（宗教・健康上の理由など）
・現地での移動手段（バス / 自家用車）
・参加費の支払い方法（給与天引き / 別途請求）

【よくあるご質問】

Q. 参加は必須ですか？
A. 参加は任意です。仕事の都合などで参加できない場合は、
その旨をお知らせください。

Q. 家族の同伴は可能ですか？
A. 申し訳ございませんが、今回は従業員のみの参加となります。

Q. 部分参加（1日だけなど）は可能ですか？
A. 原則として3日間全日程のご参加をお願いしていますが、
やむを得ない事情がある場合は、ご相談ください。

【問い合わせ先】
人事部 旅行企画係
〇〇〇〇
Tel: 03-XXXX-XXXX
Email: xxx@company.com

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

皆様のご参加をお待ち申し上げております。

情報整理のポイント

複数日程や詳細情報が多い場合は、テーマの明記やスケジュールの1日ごとの記載を徹底してください。

事前にアレルギー確認や「よくあるご質問」セクションを設けることで、参加者の不安を払拭し、問い合わせを劇的に減らせます。

カスタマイズのコツ

テーマを明確にすることで、参加への意義や期待を高めます。この部分を書き換えてください。

日帰りの場合は日時を短縮し、役職で参加費が異なる場合はその内訳を明記することで、複雑な条件でも分かりやすく伝えられます。

案内メールが完成したら、次はイベント成功を左右する「景品選び」です。

社員旅行やチームビルディング活動では、チーム間の競争やゲームで「景品」が重要な役割を担います。

景品の選び方については、関連記事『社内イベントにおすすめの景品15選！参加者が喜ぶ景品選びのポイントも解説』を参考にしてみてください。

関連記事 社内イベントにおすすめの景品15選！参加者が喜ぶ景品選びのポイントも解説 keihinshop.com

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社内イベント案内テンプレートに必ず入れるべき7つの項目

案内文を作成する際は、以下の7つの項目を必ず記載してください。

各項目を漏れなく記載すれば、参加者からの個別質問を減らし、幹事様の対応の手間もゼロに近づけられます。

案内文に記載すべき、7つの項目は以下です。

これら7つの必須項目を網羅し、参加者が迷わない案内文に仕上げましょう。

件名｜イベント内容が一目で分かるように

件名には、必ず「イベント名」と「開催日時」を含めましょう。

受け取った人が一目で内容を把握でき、後からメールを探しやすくするためです。

具体的には、「イベントのお知らせ」ではなく、「12月15日（木）忘年会開催のお知らせ」のように、20字以内で具体的に記載します。

NG例：「イベントのお知らせ」

OK例：「12月15日（木）忘年会開催のお知らせ」

特に近年はスマホで閲覧するケースが多いため、参加者がスマホですぐに日程を認識できるよう、件名には必ず日時とイベント名を明記してください。

宛先・敬称｜対象者に応じた適切な表現を

宛先と敬称は、社内向けと社外向けで対象者に応じた適切な表現を使い分けましょう。

相手を尊重する表現を正しく使うことで、信頼感が生まれ、心地よく案内を受け取ってもらえます。

参加者との適切な関係性を築くために、対象者に合った敬称選びを徹底しましょう。

イベント名・目的｜なぜ開催するのかを簡潔に

本題に入る際、イベント名だけでなく「開催の目的」を簡潔に入れましょう。

参加者にとってイベントの目的を理解することは、単なる情報伝達ではなく参加への動機づけとなり、モチベーション向上につながります。

【NG例】

忘年会を開催します。

【OK例】

今年一年のお疲れ様を共有し、交流を深めるため、忘年会を開催いたします。

1～2文で期待できるメリットを添えるのがポイントです。

参加者の心理的なハードルを下げ、前向きに参加してもらうために、目的は必ず明確に伝えてください。

日時・場所・詳細情報｜正確かつ分かりやすく

参加者が実際に参加するために必要な詳細情報は、漏れなく正確かつ視覚的に分かりやすく記載しましょう。

情報が整理されていないと、参加者が内容を素早く認識できず、トラブルの原因になりかねません。

必須情報の例として、以下のようなものがあります。

• 開催日時（曜日・時間を含む）
• 開催場所（住所・ビル名・室番）
• 参加人数（見込み数）
• 参加費（ある場合）
• 持ち物（必要な場合）

参加者がスムーズに準備を進められるよう、詳細情報は一目で分かるレイアウトで正確に記入してください。

申込方法・締切｜参加者が迷わない指示を

参加希望者に対して「どうやって」「いつまでに」申し込むのかを明確に表記しましょう。

申込方法と期限が明確でなければ、参加漏れや回答の遅れが発生し、幹事の人数確定作業に支障をきたします。

具体的な記載内容

• 申込方法（フォーム・メール・電話など）
• 申込先（URL・メールアドレス）
• 申込期限（10月5日 18時 までなど具体的に）
• 対象者（全員必須 or 希望者のみ など）

期限は開催日の1週間前を目安に余裕を持たせておくと、ギリギリになってからの人数変更が防げるので安心です。

申込方法と期限を明確にすれば、参加者がスムーズに対応できます。

問い合わせ先｜質問しやすい雰囲気を作る

案内文の最後には、必ず問い合わせ先を記載し、質問しやすい雰囲気を作りましょう。

窓口を明確にすることで、参加者が気兼ねなく相談でき、不安が軽減されて参加率も上がります。

必ず、以下を明記してください。

• 担当者名
• 部署名
• 電話番号
• メールアドレス

営業時間が限られている場合は、その旨も明記すると親切です。

参加者に安心して準備してもらうために、サポート窓口となる問い合わせ先の記載は必須です。

署名・差出人｜誰からのメールか明確に

メールの最後には、誰からのメールかを明確にする「署名」を必ず記載してください。

受け取った人が「誰からの案内か」を認識できれば、信頼感が生まれビジネスの印象が強まります。

最低限、以下の情報は必須です。

• 部署名
• 担当者名
• 連絡先

最後まで責任の所在を明らかにし、信頼感を持たせるために正しい署名を添えて締めくくりましょう。

社内イベント案内文書の正しい構成とポイント

社内向けイベント案内文は、次のような流れで構成しましょう。

それぞれのステップの役割と書き方のポイントを解説します。

オープニング｜読者の心を掴む導入

冒頭の1～2行で、相手を尊重する挨拶を入れ、読者の気を引きましょう。

社風やツールに合わせて適切なトーンを選ぶと、親しみやすさと敬意のバランスが取れます。

メールの場合は部署名や氏名を宛先として明記し「各位 いつもお疲れ様です」と始めてください。

チャットツールの場合は、メンションを活用し「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です」とスピーディーに本題に入ります。

まずは相手の状況に配慮した適切なオープニングで、スムーズに案内文へ誘導しましょう。

イベント概要｜何をするのか

「何を」「なぜ」「誰のための」イベントかを明確にしましょう。

理由を添えることで、参加者は意味のある集まりだと認識し、参加意欲が高まります。

「部署間のコミュニケーション活性化を目的とした懇親会を開催します」のように、1～3文で簡潔にまとめるのがコツです。

チャットツールの場合は「目的：新入社員の歓迎とチームビルディング」とさらに短く要約します。

参加者のモチベーションを引き出すために、イベントの概要と目的は冒頭で簡潔に伝えてください。

詳細情報｜参加に必要な情報

日時・場所・申込方法など、実行に必要な情報は、必ず「箇条書き」や「表」で整理してください。

文章の中に情報を埋め込まずに区切ることで、参加者が情報を探しやすくなり、後からの問い合わせを防げます。

メールの場合は、罫線（====や—-など）でセクションを区切り、チャットツールの場合は、太字装飾や絵文字を適度に活用して視認性を向上させます。

必要な情報を過不足なく記載し、後から「場所はどこでしたっけ？」と聞かれる手間をこの段階で排除しましょう。

行動喚起｜読者に「次のアクション」を促す

相手に対して、具体的なアクション（出欠の回答など）を期限付きで明確に促してください。

曖昧な表現を避けることで、期限内の回答率が上がり、お店の予約や人数の確定がスムーズに行えるからです。

「12月10日（月）17:00までに、以下のフォームから出欠をご回答ください」と明記し、期限は、お店の予約の「さらに2〜3日前」に設定します。

URLの上下には空白行を設け、クリックしやすくしましょう。

相手が次に何をすべきか迷わないよう、具体的な行動と期限をセットで提示するのがポイントです。

クロージング｜安心と信頼で締める

メールの最後は参加者の不安を払拭し、信頼感を持たせて締めくくりましょう。

最後まで丁寧な対応を心がけることで、イベント全体の印象が良くなり、幹事様への評価も高まります。

「皆様のご参加をお待ちしております」という前向きなメッセージに加え「ご不明な点があれば、幹事の〇〇まで遠慮なくご連絡ください」と一言添えて連絡しやすい雰囲気を作ってください。

参加者が安心して当日を迎えられるよう、温かみと責任感のあるクロージングで文章を結びましょう。

社外向けと社内向けでの表現の使い分け

同じイベント案内でも、社外向けと社内向けでは「敬語レベル」「情報量」「トーン」の3つのポイントを明確に使い分ける必要があります。

ここでは、社内向けと、社外向けの表現の違いを解説します。

対象に合わせた適切な表現を選ぶことで、相手に不快感を与えず、プロフェッショナルなビジネス文書になります。

社内向けは親しみやすさと敬意のバランスを、社外向けは、より改まった敬意を意識しましょう。

敬語・丁寧さのレベル

社内向けと社外向けでは、敬語の丁寧さのレベルを変えましょう。

社内向けで過度な敬語はよそよそしくなり参加ハードルを上げますが、社外向けでは会社の顔としてのフォーマルなトーンが必須です。

相手との関係性に適した敬語レベルを選択し、適切な距離感を保ちましょう。

情報量の差

イベントの背景や目的について、社外向けは社内向けよりも詳しく説明しましょう。

社内の参加者はすでに背景を理解していますが、社外の相手には「なぜこのイベントを開催し、なぜお声がけしたのか」を伝えないと意図が伝わらないからです。

具体例を見てみましょう。

【社内向け】

今年もお疲れ様でした。恒例の忘年会を開催します。

【社外向け】

平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

今年も関係者の皆様とのお付き合いに感謝し、交流を深めるため忘年会を開催いたします。

相手の前提知識に合わせて情報量を調整し、感謝の意や開催の目的を正しく伝えましょう。

トーンの違い

文章全体のトーンは、社内向けは読みやすく親しみやすい文体、社外向けはビジネスレターのような改まった文体にしましょう。

トーンを間違えると、社内では堅苦しすぎ、社外では失礼にあたります。

具体例は以下の通りです。

【社内向けのクロージング】

不明な点があれば、以下までお気軽にお問い合わせください。

【社外向けのクロージング】

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

皆様のご参加をお待ち申し上げております。

目的と相手に合わせたトーンを使い分け、信頼感を与える案内文に仕上げてください。

社内イベントの案内文作成で気を付ける表現

案内文を作成する際は、曖昧な表現や間違った敬語などを避けなければなりません。

失敗パターンを知ればミスを回避できます。以下の5つの表現に気を付けてください。

これらのNG表現を避けるだけで、後からの問い合わせや出欠確認の手間も減らせます。

曖昧な日時表現

日時は曖昧な表現を避け、正確かつ詳細に記載してください。

正確な日程が把握できないと、参加者が予定を組めず、日程確認の問い合わせが増えます。

❌：「12月中旬に開催予定」「午前中に開催」

⭕️：開催日時：12月15日（木）14:00～15:30

参加者のスムーズなスケジュール調整と幹事様の手間を減らすために、日時は明確に記載しましょう。

申込方法が複数ある

申込方法はひとつに絞り、シンプルに統一してください。

申込方法が複数あると、参加者が「どれで申し込めばいいか」迷ってしまい、幹事様も複数ルートを確認する煩雑さが生じます。

❌：「メール、または電話、またはフォームからお申し込みください」

⭕️：「以下のフォームからお申し込みください」

参加者の迷いをなくし、集計作業を効率化するために、申込方法は必ず統一しましょう。

敬語の間違い

社内・社外問わず、間違った敬語を使わないように注意しましょう。

敬語の使い方を誤ると相手に失礼となり、会社のイメージダウンにもつながります。

身内に対して

❌：「皆さんのご来社をお待ちしています」

⭕️：「皆さんのご参加をお待ちしています」

また、社外へは「参加してください」ではなく「ご参加いただけますでしょうか」とします。

会社の信頼を損なわないよう、正しい敬語表現を使用してください。

申込期限が不明確

申込期限は「いつまでに」を具体的な日時で明確に設定しましょう。

期限が曖昧だと、ダラダラと回答が届き、最終的な人数を確定しにくくなってしまいます。

❌：「なるべく早めにお申し込みください」「12月10日頃までにお願いします」

⭕️：「2024年12月10日（月）17:00までにお申し込みください」

幹事様がその後の段取りをスムーズに進められるよう、申込期限は必ず具体的に設けましょう。

開催日の1週間前を目安に、時間まで指定するのがポイントです。

重要情報が散らばっている

日時・場所・申込方法などの重要情報は、本文の中に散らばらせず一箇所に集約してください。

情報がまとまっていないと、参加者が必要な情報を見落とし、漏れが発生しやすくなります。

【イベント詳細】という見出しを作り、以下の情報を箇条書きでまとめて集約しましょう。

【イベント詳細】

日時：
場所：
参加費：
申込方法：
問い合わせ先：

参加者が情報を素早く見つけ、正確に意思表示できるように、重要情報は必ず視覚的に整理して提示してください。

また、参加者に喜んでもらえるイベントにするには、「景品選び」も重要な要素です。

景品ショップ・マイルームでは、イベントの規模と人数を教えていただければ、予算内で最適な景品をご提案し、苦労する景品選びの負担を削減できます。

案内文を完璧に仕上げた後は、ぜひイベントを盛り上げる景品選びについてもご検討ください。

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社内イベント案内文チェックリスト

案内文を送信する前の最終確認として、以下のチェックリストをご活用ください。

これらの項目を送信前に確認することで、記載漏れやミスを防ぎ、完璧な案内文を参加者に届けられます。

基本項目（必ずチェック）

□ 件名に日時・イベント名が含まれているか
□ 宛先が正しいか（社内向け/社外向けで表現が異なる）
□ 冒頭に挨拶・本題への転換が入っているか
□ 署名（部署・担当者名・連絡先）が記載されているか

情報の正確性

□ 日時は正確か（西暦・年号が統一されているか）
□ 曜日は正しいか（カレンダーで確認）
□ 時間は24時間表記で統一されているか
□ 場所の住所・ビル名・フロア・室番が正確か
□ 電話番号・メールアドレスが正確か

必須項目の掲載

□ イベント概要（目的）が記載されているか
□ イベント詳細（日時・場所・参加人数・費用）が記載されているか
□ 申込方法が記載されているか
□ 申込期限が具体的な日時で記載されているか
□ 問い合わせ先が記載されているか

敬語・表現

□ 社内向け・社外向けで敬語レベルが統一されているか
□ 敬語の誤りがないか
□ 「なるべく」「ごろ」など曖昧な表現がないか
□ 「NG表現」で紹介した言い回しが使われていないか

読みやすさ

□ 情報が視覚的に整理されているか（箇条書き・テーブル）
□ 段落が長すぎないか（1段落3～5行が目安）
□ 必要な情報がすべて含まれているか

トラブルのないスムーズなイベント運営のために、チェックを徹底しましょう。

テンプレートで社内イベント案内を完璧に

社内イベントの成功は、当日の企画だけでなく、分かりやすく的確な「案内文」の作成から始まります。

必要な情報が網羅された案内文があれば、参加者が安心して参加でき、出欠の集約や当日の運営がスムーズに進みます。

本記事で紹介した基本構成や7つの必須項目を理解し、コピペできるテンプレートを活用してNG表現を避けるだけで、誰でもプロフェッショナルな案内文の作成が可能です。

ぜひ今回ご紹介したテンプレートとチェックリストを活用し、幹事としての第一歩であるイベント案内を完璧に仕上げてください。

案内文書で参加者の期待値を高めたら、次はイベント当日の景品で、期待に応えましょう。

魅力的な景品を用意することで、当日の演出がプロ品質に仕上がり、イベントがさらに盛り上がります。

景品ショップ・マイルームは、業界トップクラスの品揃えと72,000件の成約実績を誇り、予算と人数をお伝えいただくだけで、社内イベントにぴったりの景品のご提案が可能です。

当選者が好みの景品に交換できるシステムと会場直送・目録方式により、景品選びの失敗リスクと幹事様の手間をゼロにしながら、当日の演出もプロ品質で仕上がります。

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