二次会幹事の役割を理解して準備をスムーズにする方法

結婚式の二次会幹事を任されるということはそれだけ“信頼されている”という事ですよね。嬉しい反面、正直何から手をつけて良いのかわからず、悩む人も多いかと思います。
 
幹事はそもそもどんな役割があるのか、どこからどこまでが幹事の役割なのか、具体的にわからないままだと当日までの準備も不安ですよね。
 
今回は、二次会の幹事を任された場合の事前準備から、当日の役割分担までを合わせてご紹介します！

目次

1. 幹事をお願いされたら
2. 会場選びのポイント
3. 当日までの事前準備は？
4. 二次会費用の上手なやりくり
5. 当日の役割分担は？
6. まとめ

1.幹事をお願いされたら

幹事をお願いされたら、最初に「どこからどこまでを幹事が行うか、当日までしっかりできるか」等を話し合い、決めていくとスムーズに準備が進んでいきます。
 
●新郎新婦と打ち合わせ
 
幹事をお願いされたら、新郎新婦と最初に打ち合わせをします。 新郎新婦が希望している二次会のイメージや要望を具体的に確認し、大体どんな二次会にするか、ある程度まとめます。「大人数で盛り上がった二次会にしたい！」「少人数でお洒落なお店でゲストとゆっくり」…等々。
 
よくあるのが、「ここまでを幹事にお願いしたのに、準備してくれていなかった」、という事や「大幅な赤字だった」「イメージの違いに大幅に温度差があった」等です。
 
伝達ミスや予算のミスはどうしても起こりがちになってしまうようですが、せっかく幹事を引き受けたのに、せっかくの結婚式なのに…とお互いが嫌な気持ちにならないよう、新郎新婦とは顔合わせで詳細を話し合い、決めていくのがおすすめです！
 
●会場選びはどちらが行うか
 
新郎新婦が会場を決定する場合もあれば、幹事が任される事もあるので事前に確認をしておきましょう。 結婚式当日の式後の時間帯で、貸し切り予約をするため、ある程度のゲスト人数が決定した時点で、ゲストの人数やイメージに合わせ会場を探します。
 
二次会の幹事のやるべきことは、どこからどこまでなのか、新郎新婦と幹事たちで集まり打ち合わせをちゃんとしていけば、準備漏れが防げて安心ですね。

2.会場選びのポイント

新郎新婦に会場選びを任された場合、ゲストの人数がある程度把握できた時点で会場選びから行います。 3〜4ヶ月前までには決定しておいた方が安心です。
 
でもどんな会場を選んだら良いのか、何を基準に決めれば良いのか、わからないですよね。二次会会場は、ポイントを抑えて厳選して選ぶと選びやすいです♪
 

 
●会場選びで抑えておきたいポイント
 
・結婚式場からアクセスしやすい場所
 
ゲストの人数にあった広さや設備が揃っていて、結婚式の式場から比較的アクセスしやすい場所で選ぶのがおすすめです。新郎新婦や結婚式に出席したゲストもアクセスしやすく、結婚式が長引いてしまった場合も、荷物がある場合も負担にならずに済みますね。
 
・二次会のイメージや雰囲気に合う場所
 
新郎新婦がどんな二次会をイメージしているのか、どんな場所を希望しているかで探すと厳選しやすくなります。 　落ち着いた空間が良い・二次会は夜でお洒落な場所が良い等の場合は、お洒落なレストランやカフェを、 わいわい盛り上がれる場所が良い等の場合は、パーティースペース 結婚式がホテルの場合等は、ホテルの宴会スペース…等に絞ると比較的選びやすくなります。
 
・料金はあまりゲストの負担にならない程度かどうか
 
二次会から参加した人も料理がとれる、飲み放題コースがあり飲み物が充実している等のプランがあり、景品代等の予算を上乗せしても1人当たりに負担にならない金額かどうかを考慮して選びます。 アクセスしやすく、雰囲気も良いのに料金が高いと参加しにくいゲストもいます。景品代や備品等の予算は、大体1人2千円前後程上乗せしても大丈夫な会費でできるのかどうかも考慮する必要があります。レストランやカフェ等は、人数次第で交渉してもらえることもあるようです！
 
・クローク等、ゲストの荷物の置き場所確保してもらえるか
 
割と盲点になりがちですが、寒い時期だと羽織もあり荷物が増えてしまいます。レストランやカフェなどで行う際は、クローク等を作ってもらえるかも大事なポイントです。
 

3.当日までの事前準備は？

二次会で行う演出が具体化したら早速準備を進めていきます。何度か打ち合わせをして準備を進めていけば、当日を安心して迎えられますね。
 
●主な二次会の事前準備
 
・ゲストの出欠確認で予算・会費設定
・ゲームや余興等の演出の決定
・二次会プログラムや時間配分の決定
・備品や景品の買い出し
・会場選び
・当日の役割分担決め
・ゲストへの招待状の準備
（最近はLINEやアプリ等が多いようです）
 
事前準備も多いので、幹事の中でも幹事をまとめる“まとめ役”を1人決めておくことをおすすめします。 二次会準備で迷った際、新郎新婦にまとめて確認してもらったり、それぞれの仕事の状況把握等をしてもらえれば、段取りもスムーズで安心ですね！

4.二次会費用の上手なやりくり

せっかくの二次会が赤字にならずに楽しく迎えられるよう、費用の計画は上手に立てたいですよね。二次会の費用は意外と盲点だった…という箇所が多く、赤字になってしまう事も少なくないようです。
 
費用は一体どんな所にかかってしまうのでしょうか？
 
二次会で行うイベントによって変わりますが、主に、
 
・会場代（レストランなどの貸切や飲食代）
・会場、新郎新婦席の装飾（花・ガーランドなど）
・受付やゲームで使う備品
・ケーキ入刀等のケーキ代
・余興のイベント代
・ゲーム等の景品代
・二次会の司会代（プロに任せる場合）
・帰り際に渡すプチギフト
（新郎新婦が負担することが比較的多いですが、念のため確認を！）
 
このあたりが大まかにかかる費用ですが、二次会の会場や行うイベントによっても変わりますので、詳細を調べておく事をおすすめします。
 
意外とあちこちで費用がかかってしまいますよね。どんなところに費用がかかるか、いくら程かかるのか決定したら、この費用を会費で全部賄うのか、新郎新婦にも一部負担してもらうか等を確認します。
 
ゲストの急な欠席や、予定外の出費等がどうしても出てしまう事が考えられるため、予算は余裕を持って組むようにすると安心です。

5.当日の役割分担は？

事前準備もそうですが、二次会当日も幹事の役割はまだまだたくさんあります。
 

 
・会場の装飾
 
ガーランドや花等で会場や新郎新婦の席に装飾をします。会場によっても装飾は様々なので事前に確認をしておく必要があります。
 
・会計
 
二次会会費で集金したお金を会場へ支払いしたり、準備のために立て替えたお金を精算したり、とっても重要な役割です。トラブルが起きないように、立て替えてもらったら領収書をもらうようにするのがポイントです！
 
・受付
 
お金を管理するので、会計の人がおすすめです。
 
・司会
 
通常は1〜2名で行います。人前で話すことを苦痛に感じず、臨機応変に対応できる人がおすすめです。できる人がいなければ、外注のプロに依頼する、という方法もあります。
 
・BGM等の音響
 
新郎新婦入場や退場、余興やゲーム中等、演出ごとにBGMを変えたりします。ここは会場スタッフと事前に確認をして機材などの使い方を教えてもらったり、使える音響で準備する必要があります。
 
・撮影
 
二次会を主に撮影します。二次会中ずっと撮影をするため、2〜3名程で交代して行うのがおすすめです！ ゲストをチェキで撮影してメッセージを書いてもらったりすることも。
 

 
その他に景品を手渡しする人、新郎新婦入退場の補助を行う人等、演出によって、細かく役割分担をしておく必要があります。

6.まとめ

二次会幹事は、表舞台でも裏方でも、とっても大事な役割ですよね。思っていたより幹事の仕事は多く、事前に計画をしっかり立て、役割分担をしておくことで準備から当日もスムーズに進行するかと思います。
 
新郎新婦にとっても、幹事にとっても、ゲストにとっても楽しい思い出に残る二次会になるよう、準備に余裕を持って当日を迎えられたら良いですね。

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