幹事が決まったらまず最初にやりたいこと。それは「幹事同士の顔合わせ」です。
結婚式の二次会幹事のメンバーは大半が新郎新婦それぞれの友人知人から選出されます。幹事同士に面識がない場合はもちろん、これから二次会の準備を進めて行くメンバー同士で親睦を深めたいところ。
この幹事同士の顔合わせでは、二次会当日までの準備をスムーズに行うため、役割分担を明確にしておきます。
また、メンバー間の連絡方法、スケジュール管理、新郎新婦がどのような二次会にしたいのか、しっかりとヒヤリングします。
幹事の最初の打ち合わせで、重要となるポイントをご紹介していきます。
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重要ポイント① 幹事を任されたら大切なこと
♠新郎新婦を盛大にお祝いする気持ちを忘れずに！
新郎新婦にとって人生で最高に幸せな瞬間です。主役は二人である事を忘れずに。
幹事同士はもちろん新郎新婦とのコミュニケーションをしっかりとり、二人の夢を叶えてあげましょう。
♠役割分担をしっかり決める
それぞれの得意分野を活かして役割分担をすると準備もスムーズに。パソコンや機械系が得意な人には当日の音響やスライドショーに使うビデオ作成を任せて。
人前で話すことが得意な人は司会を。お金の管理や事務的な事がしっかりできる人は会計係や名簿作成など。
♠すべての作業に期限を決めて進捗状況を確認しあう
誰が何をどこまで準備を進めているか？自分の担当だけでなく、他の幹事の進捗も確認できる状態にしておくと、準備の遅れや問題など起きてもすぐに対応できます。
SNSやネット上で使用できる管理ツールを上手く利用しましょう。
♠お金（支払い）に関することは幹事と新郎新婦間で明確にしておく
お金で起きるトラブルは一番避けたいところ。
新郎新婦が負担するお金、会費から徴収するお金、それぞれの内訳は最初にしっかりと話し合っておくことが最も重要です。
重要ポイント② 新郎新婦と幹事の最初の顔合わせはいつ行うの？
必要とされる二次会の準備期間は最低でも3ヶ月間といわれます。
幹事が初対面同士の場合も多く、またそれぞれ仕事や家庭、プライベートの時間の合間に二次会の準備を行います。そのため準備は余裕をもったスケジュールで進めることが一番です。
幹事同士の最初の打ち合わせは、3ヶ月～4ヶ月前がベストでしょう。
はじめは新郎新婦にセッティングしてもらい、幹事全員と新郎新婦で打ち合わせをします。
大抵の新郎新婦は結婚式の準備に忙しく、今後の打ち合わせに参加できるとは限りません。2回目から幹事のみで行うことが多いため、最初の打ち合わせでは2人の希望をしっかりと聞いておきす。
【最初の打ち合わせで新郎新婦に聞いておきたい5つのこと】
♠会場のスタイルや場所
会場の広さや雰囲気、飲食のスタイルや最寄りの駅、立地条件などを聞く。
あらかじめ新郎新婦が決めている場合は、会場の名前、場所、用意されている設備、担当者の名前など、会場の情報をしっかり聞いておきましょう。
♠招待するゲストや人数
誰を招待するのか？学生時代の友人は？会社の人は？親族関係も？新郎新婦が誰を招待したいのか明確にしておきましょう。
その上で大体の人数を把握しておきます。おおよその参加人数が分かると二次会予算を組む時に大変スムーズです。
♠余興や演出、どんな雰囲気の二次会にしたい？
二次会の中でやりたいゲームや余興、演出はどんなものがよいか聞く。
クイズやビンゴ、ケーキバイトはもちろん、新郎新婦の中にはゲームや余興よりも、ゆっくりゲストと話ができる歓談時間を多く取りたい、また演出にお金をかけるよりもゲストにワンランク上の食事でおもてなしをしたいなど、新郎新婦の希望も様々。2人の希望をしっかりヒヤリングしてあげましょう。
♠会費の設定
二次会の参加費を幾らくらいに納めたいか希望を聞く。
ゲストが払う参加費には会場費、食事代の他に景品代、備品代などを含みます。予算配分が非常に重要となるためおおよそで会費を決めておきましょう。
♠日時と到着時間の確認
二次会開催の日時をしっかり確認してください。意外と忘れがちなのが会場入り時間です。
受付時間が過ぎても新郎新婦が到着していなかったら大問題！同日に披露宴がある場合は、披露宴が終わる時間、披露宴会場から移動する時間、着替え時間、二次会会場到着時間など詳細に聞いておきましょう。
♥recham625さん 20代女性
新郎にサプライズをしたかった為、秘密で手紙を読む時間をお願いしました。それぞれの席に新郎新婦が回って写真を撮ったり歓談する時間を設けました。ビンゴゲームで外れてしまった人にも残念賞ということでお菓子も用意してもらいました。
♥Mingo.Kさん 30代女性
結婚式をモルディブでしてきたので、装飾やドリンクのテーマをモルディブにしてほしいとお願いしました。リゾートっぽい小物と、青いカクテルを用意してもらい、モルディブでの写真をつなげたビデオを流してもらいました。ドレスコードも「青い物」と指定してもらったので会場に一体感が出ました。
♥u-mさん 30代男性
幹事の皆さんに余興をお願いしました。どのような余興にするかはおまかせにしたところ、おもしろいムービーを作ってくれました。ムービーに沿ってクイズに参加して、参加者は景品がもらえたり、みんなで乾杯をしたりして盛り上がりました。私たち新郎新婦にゆかりのある場所や人などを内緒で訪ねてくれた様子が映っていたりして、とても嬉しくて感動したことをよく覚えています。サプライズの要素もあってとても印象的なムービーでした。
♥Kanacco25さん 30代女性
遠方から来てくれる友人、久しぶりに会う友人も多かったので、たくさんコミュニケーションが取れると良いなと思っていました。そのため、できるだけフリータイムも長く設定してもらえるように、お願いしました。
♥Syonoさん 30代女性
結婚式ではしなかったブーケトスを頼みました。お花は幹事に任せて小さめのブーケにしました。二次会最後の写真撮影の前、みんなが集まっている時に、男女関係なく、結婚していない人は前の方に来てもらって行いました。結果、まさかの男性が受け取ることになりましたがやってよかったです。
♥Minianchanさん 30代女性
よくあるシャンパンタワー的なものには飽きてしまったため、うどんと麺つゆを使った麺つゆタワーをお願いしました。その後食べることができるように薬味も用意してもらいました。ゲームなどはしたくなかったので、普通のワイワイ話しながら飲める飲み会という感じが良いと伝え、アットホームな感じの雰囲気をお願いしました。
♥tmyh17さん 30代女性
会場が披露宴会場から離れすぎていないこと、また、遠方から二次会の為だけに来てくれる友人も多かったので、なるべく交通の便が良いところをお願いしました。飲めるお酒の種類が多い方が嬉しいと伝えました
♥Yukapeeeeeeeeさん 30代女性
披露宴に来れなかった方々にも見てもらいたくて、エンドロールのDVDを流せる設備がある会場を探してもらいました。
♥hina3201さん 30代女性
独身の友人が多かったので、新婦側・新郎側が少し仲良くなれるようなゲームをお願いしました。
重要ポイント③ 幹事の最初（1回目）の打ち合わせで決めること
連絡先の交換とスケジュール管理方法
幹事のメンバー間では連絡方法を統一しましょう。
電話やメール、SNSと連絡手段が統一していない場合、メンバー間での伝達不足やあらゆる問題が勃発することも。
打ち合わせ日時や相談、質問や連絡事項は最初に決めたルールで一貫しましょう。特に大切な事柄は文章に残しておきたいため、連絡は記録に残る媒体を使用することをおすすめします。
【おすすめの連絡手段と進捗管理方法】
●LINEグループを2つ作成する
幹事のみのグループ…進捗状況の発表や質問、相談など基本的な連絡はこのグループで。
幹事と新郎新婦のグループ…新郎新婦に回答を煽りたい場合やお金に関する問題など、幹事だけでは決定できない事項は新郎新婦にも共有してもらいましょう。
◎LINEの「ノート」機能を上手く活用してみましょう。
ノート機能は、トークとは別管理して共有できるため、トークの中で埋もれがちな重要な情報もメンバー間でシェアできます。
また、途中参加のメンバーにもノート内容が確認できるため、それまでの情報共有もスムーズにできます。
◎LINEのビデオ通話
会って打ち合わせできない場合やメンバーが遠方に住んでいる場合など、話しながら打ち合わせ出来るので大変便利です。
画面共有機能があるため、写真や、ホームページを一緒に見ることができるのでスムーズなやり取りができますね。
●Dropboxの作成
メンバー間で共通のDropboxを作成し、作業データを共有します。
スケジュール表やチェックリストなどを作成し随時更新、上書き保存しておきます。ネット上でメンバー同士で作業管理、共有できるためいつでも好きな時に確認できます。
●Googleスプレッドシートの作成
同じシート内でメンバーが同時に作業可能。二次会の準備で必要な事項を管理、共有ができます。
パソコンはもちろん、アプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットで、いつでも、どこでもアクセスできるとっても便利なツールです。
役割分担を決める
結婚式2次会の準備をスムーズに行うために、最初の打ち合わせでは幹事の役割分担を決めましょう。
幹事が少ない場合は新郎新婦にも協力してもらうことも考えます。特に、ゲストの選出や会費の決定は新郎新婦にお願いすることも多いようです。
誰が何をするのか、しっかりと話し合っておく必要がありますね。
では、具体的に幹事の役割にはどんなものがあるか挙げてみます。
♦リーダーを決める（１～2名）
全体をまとめる幹事リーダーを決めます。新郎側、新婦側の幹事それぞれで1名ずつ決めるのも良いでしょう。
リーダーは準備から当日までの流れを決め、滞りなく決めたことが進んでいるか随時確認しましょう。新郎新婦との連絡もリーダーが担当します。
♦会場の予約とスタッフとの連絡係（1～2名）
収容人数や立地、食事やドリンクの提供など、新郎新婦の希望に沿う会場を探し、予約をします。会場の下見をしておくことも忘れずに。
改めて下見をするのが難しい場合は幹事の打ち合わせ時に利用するのも良いでしょう。また、当日会場の飾り付けに必要な装飾品の準備も担当します。
♦ゲストの出欠管理と招待状の作成（1～2名）
ゲストへ二次会開催の連絡をします。事前に新郎新婦から招待したいゲストをリストアップしてもらいます。招待状または招待メールを作成します。
返信の対応と出欠者、人数を管理します。
出欠の返信が集まったら、当日受付で使用する出欠名簿を作成。ゲストの連絡先の管理やプライバシー問題が気になる場合は新郎新婦に担当してもらう場合もあります。
♦会計係（1名）
二次会の予算管理はもちろん、二次会に掛かる費用の全てを管理します。
景品や備品、余興で使う小道具に使用した費用など、まとめて管理。他の幹事が何か購入した場合は必ず領収書をもらうことを忘れずに伝えましょう。
また当日はゲストの集金、会場への支払い、幹事の立て替え分など精算をします。二次会終了後は領収書をまとめ、会計報告も行います。
♦企画、ゲーム、買い出し（2～3名）
二次会のプランニングを担当します。演出や余興、ゲーム内容を企画し、必要な景品や備品の買い出しを行います。
会場で使用するBGMやスライドなどの準備も担当します。
♦司会（１～2名）
当日の進行役です。新郎側、新婦側で男女1名ずつ選出、計2名で行うことが多いようです。
二次会が盛り上がるのも司会の腕に掛かかります。進行具合も同時に気にしていなくてはいけません。とても重要な役どころですね。
人前で話すことが慣れている人が適任でしょう。
幹事の中から選出出来ない場合は思い切ってプロにお願いする手もあります。進行表の作成も担当します。
♦受付（2～3名）
受付はゲストの集金だけでなく、出席をチェックして、お釣りを渡し、荷物やコートがあるゲストはクロークへ案内。
当日の受付は混む可能性があるため受付待ちのゲストの案内、席への誘導など、細かいことがたくさんあります。
受付の中でもそれぞれ担当分けが必要となります。
出欠を管理した人、会計を担当した人、また、ゲストに知り合いが多い人を担当にするとスムーズです。
幹事だけで回せない場合はゲストにお願いする場合も。この場合は新郎新婦や幹事から事前にお願いしておきましょう。
♦BGM・ムービー・照明（1名）
絶妙なタイミングで音楽を流したり、照明を調整するため二次会の盛り上がりに欠かせない担当です。
事前に会場スタッフに機材の使い方を教えてもらいます。
ボリューム加減は少し大きめに流すのがポイント。
会場により会場スタッフが行ってくれることも。お願いする場合はどの曲をどのタイミングで流すのか、綿密に打ち合わせをしておきましょう。進行表も併せて渡すことを忘れずに。
♦タイムキーパー（1名）
進行具合を常にチェックする二次会の要。
受付から余興、歓談、新郎新婦の挨拶のタイミングなど当日は時間通りに進んでいるか全体を管理する重要人物です。
全体を見て進行を調査して、それぞれの担当に指示を出します。幹事リーダーが兼任しても良いでしょう。
♦撮影係（2名～）
二次会の思い出を写真やビデオに納めます。
結婚式ではプロカメラマンに依頼することも多くありますが、二次会までは手配できない。あとで、二次会を振り返った時に写真が残っていなかった。そんな声も少なくありません。
幹事が担当し、二次会の思い出を形に残してあげましょう。新郎新婦も大変喜ぶことでしょう。
写真や動画撮影をする場合、新郎新婦のカメラを使用すると後でデータを渡す手間が省けます。
一人の幹事に負担がかからないよう、交代できるように人員を配置しておきます。
♦アシスタント（2名～）
進行の補助や人員が足りない部分へ臨機応変に対応する役割です。
当日は想定していない事が起きます。この時すぐに対応できる人がいると安心。
また、進行の補助ではゲームの景品を渡したり、ゲームで使用するカードや小道具を配ります。
二次会中は新郎新婦は高砂から離れられない場合もあるため司会や幹事への伝達係りになる場合も。
今後の打ち合わせ日を決めておく
今後二次会までに何回打ち合わせ出来るか話し合っておきます。
打ち合わせ回数が多いほど、準備も万全に行えますが、皆さんそれぞれ仕事や家事の合間に準備をするとなると、幹事が集まって打ち合わせできる時間は大変貴重になります。
最初の打ち合わせの時に、それぞれの都合の良い日、曜日、時間等を確認しておきます。
集まれるときに集まってと曖昧にせず、次の打ち合わせ日を決めてしまいましょう。
最低でも1ヶ月に1回集まって話し合いが出来るのが理想ですね。
全員が揃わない場合でも、メールやSNS、ネット上のスケジュール管理を利用して準備は進めてください。
参加できない幹事には、どこまで準備が進んでいるのか進捗状況を共有しておきましょう。
新郎新婦にも声をかけておこう！
結婚式の打ち合わせや新居の準備など新郎新婦は大忙し。二次会の準備までは中々手が回らないのが本音でしょう。
それでも、毎回でなくても重要な打ち合わせをする時は新郎新婦にも声をかけておきましょう。
打ち合わせ時に新郎新婦がいてくれると、幹事だけでは決められない問題などすぐに解決できるので、打ち合わせもスムーズにいきます。
幹事同士の連絡は電話かメールにて行い、週1くらいの頻度で集まり各自の進捗状況発表などをし打ち合わせを行いました。スケジュール管理は集まった時、次はいつ集まれるか、また電話やメールで確認を取っていました。実際に二次会会場での打ち合わせも行わせていただき、音響の設定やビデオ投影、配置などにもこだわりました。新郎新婦にも声を掛け空いてる日があったら二次会の打ち合わせも一緒に行っていました。役割を分担する事でスムーズにできたと思います。
2回目の打ち合わせまでに準備しておくこと
2回目の打ち合わせがスムーズにいくように、何を準備しておくとよいか、最初の打ち合わせで決めておきます。
それぞれ担当に分かれて準備を進めて行けるように、やることをリストアップしておくと良いでしょう。
【2回目以降の打ち合わせがスムーズにいくために準備しておくこと】
♦会場のリストアップ（会場担当）
2回目の打ち合わせまでにいくつかお店をリストアップしておきます。下見を兼ねて2回目の打ち合わせはそのお店で行っても良いでしょう。
会場となるお店やスタッフの雰囲気、食事やドリンクの種類なども分かるので、下見はおすすめです。
予約する時は・前払い金がいるのか？・キャンセル料が必要なのか？・追加料金が必要なのか？を確認したうえで予約しましょう。
♦招待状、招待メールのレイアウト（出欠、招待状担当）
二次会の連絡は遅くても2ヶ月前には終わらせておきたいところ。誰を招待するのか2回目の打ち合わせまでに明確にし、内容を確認します。
招待状やメールは大体のレイアウトや文言で作成し、会場、開演時間、予算が決まった時点で招待状を完成させます。
♦ゲームや余興、演出の考案（企画、ゲーム、買い出し担当と他幹事）
二次会で行うゲームや余興をいくつか考案します。どんなことが出来るか、それぞれで考えてもらい、出た案の中から話し合い決めて行きましょう。
2回目の打ち合わせで、以上のような内容が話し合いできると、二次会の全体像が見えてきます。
あとは、必要に応じてやることをリストアップしていきます。
2回目以降の打ち合わせで重要なポイント3つ！！
①すべてのやることに期限を付ける
②お互いの進捗状況を把握
③困ったことは共有する
幹事がやることに期限を付けることで、一つずつ確実に準備を終わらせていけます。
また期限を設けて誰が、何を、いつまでにやるのか、全員で共有できると、遅れている幹事をフォローできます。
そして何よりも大切なことは無理をしない事です。
幹事はとても大変な役割です。仕事をしながら、家事をしながら、またプライベートの合間に時間を割いて行います。
それぞれの生活時間やスタイルは異なるため、全員が同じ要領で出来るとは限りません。
忙しくて出来ない、時間が足りない、困ったことは一人で抱えず、必ず幹事同士で話し合いましょう。
出来ない事は無理に進めず、担当を変えたり、二次会の内容を見直したり、早めに手を打ちましょう。
重要ポイント④ お金の問題ははっきりさせておこう！
新郎新婦と幹事の間で最も避けたいトラブルが金銭問題です。最初の打ち合わせで最も話し合っておきたい内容です。
基本的な二次会の予算は、ゲストから徴収する会費から賄います。万が一不足分が出た場合、誰が負担するのか気になりますよね。
新郎新婦主催の二次会であれば新郎新婦が持ち出すこと（新郎新婦が負担する）が多いようです。
また、二次会で使用する景品や備品の買い出しを幹事が立て替える場合もあるため、立て替え分の精算方法や、新郎新婦が幹事に事前にお金を預けておくのかなど、お金の話しは曖昧にしないようにしっかりとしておきましょう。
先輩新郎新婦が持ち出し（負担）した内容を教えて！
ゲストをもてなしたいと言う思いから会費とは別に新郎新婦が持ち出す（負担する）場合も多いようです。
では、どんなものを新郎新婦が負担しているのでしょうか？
よくある！二次会幹事の失敗、注意するポイント
二次会でよくある失敗例を紹介します。
・新郎新婦の求めているパーティーではない
これもよくある失敗です。はじめにどのようなパーティーにしたいか
確認しましょう。
・幹事同士の喧嘩
幹事同士の意見の食い違いによる喧嘩はよくあるものです。
最初にきちんと役割分担をして一部の方に任せきりにならないようにして
他の人の意見を尊重することも大事です。
・期限を守る
一人、一人取れる時間は異なります。
・予算が足りず赤字になってしまったり
幹事なのに飲みすぎてしまったなど失敗例はたくさんあります。
幹事を頼まれたら事前にどのようなことで失敗したのか知っておくといいですね。
幹事の打ち合わせについて重要ポイントのまとめ
幹事が決まったらまず、新郎新婦を含めて幹事同士の顔合わせを行います。
これから二次会を成功させるために集結したメンバーです。親睦を深めるために最初の打ち合わせが最も重要。
新郎新婦の希望をしっかりヒヤリングして2人の理想の二次会が開催できるように努めましょう。
誰がいつまでに何をやるのか、幹事の役割を分担して、連絡方法やスケジュール管理など常に共有できる環境づくりが二次会成功のカギとなります。
デリケートなお金の問題は最初にしっかり話し合っておくことが最も大切。中々言いにくい問題も後で問題にならないように、最初の打ち合わせでしっかり話し合っておきましょう。この打ち合わせでしっかり話し合いが出来ると、新郎新婦も幹事も気持ちよく二次会を開催できることでしょう。
二次会準備はいつまでに何をしたらいいの？準備スケジュールも最初の打ち合わせで共有しておきたい！二次会準備スケジュールが気になる方はこちらの記事も。
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