結婚式の二次会を開催するには一体何から準備すればいいのでしょうか？
いつのタイミングで？誰が？何を準備する？
幹事の打ち合わせ時期やゲストへ連絡するタイミング、会場はいつまでに予約したらいいの？景品の用意はいつまでに？二次会直前には何を準備したらいいのかな？
考えると二次会の準備はやる事がたくさんありそうですね。
こちらでは、二次会の開催が決まり幹事の最初の打ち合わせから、二次会当日までに何を決め、何を準備したら良いのか、二次会当日までの動き方を分かりやすくスケジュール表にしてご紹介します。
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二次会当日までの幹事のスケジュール
結婚式の二次会の準備で大切なこと。
それは、当日までに何を準備したら良いのか、スケジュールを立て、やる事を明確にすることです。
幹事と新郎新婦の最初の打ち合わせ時期は、3ヶ月～4ヶ月前が理想と言われます。
ゲストが多い二次会や、演出や余興に力を入れたいなど、こだわりがある二次会であれば、それ以上に準備時間に余裕が欲しいところ。
いつのタイミングで、何をするのか？余裕を持ったスケジューリングが肝心です。
まずは、幹事同士の打ち合わせ。ここから2次会の準備がスタートします。
当日までにやる事を理解して、しっかりスケジュールを立てましょう。
二次会当日までの準備スケジュール表（参考例）
以下のスケジュールは幹事4名以上で準備する場合を例にしています。幹事が少ない場合はこれ以上に余裕を持った計画をおすすめします。
| いつ？ | 何をする？ | アドバイス |
|---|---|---|
| 4ヶ月前 | 新郎新婦から幹事の依頼 | 新郎新婦を盛大にお祝いする気持ちを忘れずに！新郎新婦にとって人生で最高に幸せな瞬間です。主役は二人である事を忘れずに。※関連記事へ |
| 幹事同士の初顔合わせ | 二次会以外の話しに花が咲きがちになります。本題の二次会について時間を決めて話し合いをしましょう。今後の連絡手段や次回までに決めておくこと、新郎新婦の希望をしっかりヒヤリングします。※関連記事へ | |
| 役割分担 | それぞれの得意分野を活かして役割分担をすると準備もスムーズに。全ての作業に期限を決めて、進捗状況を幹事同士で共有しておくと、思わぬトラブルにもすぐに対応できます。 | |
| 3ヶ月前 | 会場選び＆下見 | 会場の立地、収容人数、食事やドリンクの種類、オプション機器が装備されているか、何より新郎新婦の希望に沿う会場であるか？をしっかり押さえて会場選びをしましょう。下見をしておくこともおススメします。 |
| 会場予約 | 会場費用には何が含まれているのか確認をしておきます。飲食代とは別に支払う金額が発生するのか？万が一延長時間が発生した場合は？当日のゲストの増減などの対応について、お店側としっかり確認しておきましょう。 | |
| 会費の決定 （配分を管理） |
参加できそうなゲストの人数を想定して仮予算を立てます。万が一の欠席者に備えて予算を組んでおくこと。他にも飲食代以外に必要になる費用は何があるのか？余興で使用する備品代、景品代、会場設備使用料なども忘れずに予算に入れてください。ゲストの会費以外にも新郎新婦が負担するケースもあるので事前に相談しておきます。 | |
| 招待状の作成 （ゲストへの連絡） |
あらかじめ誰を招待したいのか、新郎新婦にしっかりヒヤリングすること。おおよその人数が把握できていると、予算を決めるときにスムーズです。招待状には必ず、日程、場所、会費等、詳しい情報を掲載します。結婚式が決まったタイミングで新郎新婦から声をかけてもらう場合もあるため、誰が準備をするか事前に決めておきましょう。最近では専用のアプリやSNS、メールを使用した、招待状を送付する手段は様々です。 | |
| 2ヶ月前 | 二次会のプランニング 演出の決定 |
新郎新婦にやりたい余興やどんな雰囲気にしたいか、最低3つはリクエストしてもらいましょう。当日使用したいBGMや映像などの準備もこのタイミングで始めます。ゆっくり歓談したい、ゲームで楽しみたい、記念撮影やケーキバイトなど、新郎新婦の希望を叶えてあげましょう。※関連記事へ |
| 余興やゲーム内容の決定 | ゲスト全員が参加できて盛り上がることがポイント。一部の人だけで盛り上がる内輪ネタはNGです。新郎新婦へのサプライズ演出もおススメ。 | |
| 進行表の作成 | 会場が使用できる時間はだいたい2時間～3時間が一般的。受付から片付けて精算するまでがこの時間に含まれます。余裕を持った時間配分をすることが成功のカギ。 歓談時間を有効に入れて、余興だけでなく、食事や新郎新婦とゲスト同士の交流も楽しめるプランを組み立てます。 | |
| 1ヶ月前 | 景品や備品の買い出し | 購入するものが決まっていれば、代表者だけで買い出しに行けばOK。忙しい幹事のために準備された景品セット販売を利用するのもおススメです。景品予算内で目玉商品から参加賞までセットで販売されているため、1から選ぶ手間がなく簡単に景品が準備できます。お店によって会場に配達してくれる場合も。 |
| 当日の役割を確認する | タイムキーパーが要。予定通りに進んでいるのか、時間と進行具合をその都度チェックできる人がいると大きな失敗も避けられます。当日は役割を幹事同士で兼任する場合もあるため、誰が何をするのか、当日までにしっかり確認しておきましょう | |
| 司会進行表 （台本を作る） |
進行表を台本変わりに使う場合もあります。ポイントになる部分にコメントを入れておきましょう。司会者は二次会の進行役。とても重要な役を担っています。ゆっくり、はっきり、メリハリをつけて話すのがポイント。切る、離れる、去るなどNGワードには気を付けて。 | |
| ゲストの出欠管理 | 1ヶ月前にはゲストの出欠の有無を明確にしておきます。返答のないゲストには再度連絡をして、参加ゲストの人数を明確に把握します。 | |
| ゲストの名簿作成 | 二次会当日のゲストの出席を確認するチェックリストになります。男女別に名簿を分け、50音順に名前を書きます。備考欄を大きく設けておくことも忘れずに。作成後は名前の誤りがないか新郎新婦に確認してもらいましょう。※招待状から受付機能があるアプリがあります。こちらを使えば時間短縮できます。 | |
| 1週間前 ～直前 |
当日の演出内容 進行の最終確認する |
二次会当日に使用する演出道具がすべて揃っているか確認。使用するBGMや映像、景品や備品など。大まかに二次会の流れをイメージしてみます。新郎新婦からの挨拶や景品を渡すタイミングなど、ポイントとなる所は幹事同士でシミュレーションしておくとよいでしょう。 |
| 受付で必要な備品 お釣りの準備 |
筆記用具、お釣り、会費を入れる集金箱などを準備します。集金箱は鍵がかかるものが◎お釣りが足りなくて焦らないように多めに用意しましょう。会費により1000円札と500円玉が多めに用意されていると安心です。 | |
| 会場を装飾する備品の確認 | ウェルカムボードや会場を飾る装飾品が揃っているか確認する。当日の結婚式で使用したお花を飾る場合を想定して場所を確保しておきます。 | |
| 新郎新婦と最終打ち合わせ | 忙しい新郎新婦ですが、この最終打ち合わせは欠かせません。後々こんなはずではなかったと、トラブルは避けたいところ。忘れてはいけない確認ポイントは、新郎新婦の会場入りする時間です。新郎新婦の到着が遅れるとその後の進行に大きく影響するため、到着時間は必ず確認しましょう。また、料理やドリンク、余興内容や景品、最初にヒヤリングした新郎新婦の希望と相違がないか確認をします。 | |
| 会場と最終打ち合わせ （備品や景品の搬入） |
当日会場スタッフに依頼することを確認。料理やケーキなど出すタイミングはしっかり伝えておきます。前日までに景品や備品の搬入したい旨を伝えておく。 | |
| 当日 | 受付の準備 | 受付で役割分担を決めておく。受付業務がスムーズに進むため、名簿にチェックを入れる人、会費を受け取りお釣りを渡す人、クロークへ案内する人など、それぞれの持ち場を決めておく。ゲストの受付が重なり混雑した場合でも慌てず対応できるように、ゲストを迎えて席に着くまでの流れをイメージしておきましょう。 |
| 会場の飾り付け | 当日は30分～1時間前に会場入りし準備をします。受付カウンターやウェルカムボード、装飾品の飾りつけなど、華やかに飾ってゲストを迎えます。 | |
| 会場の設備確認 | 使用するマイクやスクリーン、音響設備など問題なく作動するか確認します。テーブルの配置、トイレの場所、ゲストの荷物が置ける場所、クロークの場所など、尋ねられた場合にすぐに対応できるように確認しておきます。 | |
| 進行最終確認 | いよいよ二次会が始まります。その前に幹事同士で最終確認です。司会者の立ち位置、それ以外の幹事の立ち位置など。予定している進行で進まない場合でも慌てず臨機応変に対応しましょう。いくつかの予想されるトラブルに備えておくことも必要です。 | |
| 二次会開演 | 司会者を中心に二次会を盛り上げます。幹事もゲストと一緒に会を楽しみましょう。しかし、アルコールの取りすぎには注意！いくら一緒に楽しむでも、幹事はまだやる事が残っています。お酒はほどほどに。 | |
| 精算、片付け、撤収 | 会場へ支払いをします。領収書や明細は必ずもらってっ下さい。のちに全ての会計を新郎新婦に報告するため必要となります。持ち込んだ備品や機材など忘れ物がないように片付けます。速やかに撤収しましょう。新郎新婦の着替え時間も考慮して時間配分を。 |
幹事だけでは手が足りない場合はどうする？
幹事の人数が少ない！忙しくて時間が取れない！二次会当日までもう時間がない！さぁどうしましょ～！？
二次会幹事の人数は、二次会の規模により様々ですが、平均すると4名以上でやる事が多いようです。
幹事の人数が少ない場合や、準備に時間が取れない場合など、幹事以外に役割を分担しておくことも考えます。
新郎新婦が出来ること、ゲストが出来ること、また専門の人に依頼するなど、どのように分担するのか、新郎新婦と幹事でしっかり話し合っておきましょう。
誰が何やる？役割分担
| 役割 | 誰が？ | アドバイス |
| 会場に関すること |
新郎新婦／ 幹事 |
会場は新郎新婦があらかじめ決めている場合も多いようです。会場選びは新郎新婦。予約や会場との連絡は幹事が行う。役割を分担しても良いでしょう。 |
| ゲストの出欠管理 | 新郎新婦／幹事 | 招待するゲストのリストアップは新郎新婦にお任せします。2人に余裕があれば名簿を作成してもらうと幹事の負担が減ります。名簿はデータでもらい幹事が作成するパターンもあり。また、招待状や招待メールの作成も新郎新婦と相談して決めます。最近では、アプリを使ったWeb招待状を利用する人も増えているようです。 |
| お金の管理 | 幹事 | 基本的に幹事が行います。とくに、当日の集金や精算は新郎新婦は出来ないため、幹事が代わりに管理します。ただ、予算以外に掛かる費用や二次会の会費を決めるときは必ず新郎新婦に相談すること。お金の話しはとてもデリケートなので、しっかり話し合っておきたいです。 |
| 企画 | 幹事 | 新郎新婦からのリクエストを元に幹事が二次会のプランニングを行います。最初の打ち合わせで2人にどんな二次会にしたいのか、しっかりヒヤリングをしておきましょう。 |
| 景品選び | 新郎新婦／幹事 | 景品の上位（豪華景品）のみ新郎新婦が決めて、あとの景品は幹事にお任せをすることも。また、会の最後に配るプチギフトは、2人で選んだものをラッピングしたり、新婦の手作りのお菓子を用意する場合もあります。 |
| 司会 | 幹事／専門の人 | 幹事の中に司会経験者や人前で話すことに慣れている人がいたら問題ありませんね。そうでない場合はプロにお願いする手もあります。その場合気になる相場は3万円程度です。これは業者によって様々なので一概には言えませんが、司会費用も安くはないので、新郎新婦と相談して決めましょう。 |
| 受付 | 幹事／ゲスト | 受付作業は2名～3名で行うのが理想的です。お金を集めてお釣りを渡し、名簿にチェックを入れ、クロークを案内。ゲストを席まで誘導する。と言った受付は意外とやる事がたくさんあります。受付をゲストにお願い出来ると幹事も他の作業に回れるのでとても助かります。依頼は遅くても1ヶ月前に済ませてくださいね。 |
| 音響、照明 | 幹事／会場スタッフ | 二次会当日は演出に合わせて音楽や照明を調整します。会場によりスタッフが行ってくれることもあるので、会場選びの時に確認しておくと良いでしょう。 |
| アシスタント | 幹事／ゲスト | 二次会の進行の補助をします。ゲームで使う小道具を配ったり、景品を渡したり。幹事の人数が足りない場合はゲストにお願いすることも考えておきます。 |
二次会の体験談を先輩幹事に聞いてみました！
幹事や新郎新婦の間で起きたトラブルや失敗談、大変だった事や上手く行ったことなど、実際の声を幹事経験者に聞いてみました。
結婚式の二次会ではどのようなトラブルが多いのでしょうか？新郎新婦にとって一生に一度の晴れ舞台です。どんなトラブルも避けたいのが本音でしょう。
二次会で予想されるトラブルや失敗談、大変な事を知り、それらを回避できるように備えておくことが、二次会成功へのカギとなります。
先輩幹事たちの経験を生かして、二次会成功のヒントを探ってみましょう！
♥charornさん 20代女性
1人決めてくれるリーダー的な人がいたので、その人が仕切って場所を決めたり打ち合わせの日を決めたりしてくれました。
♥minamid0204さん 30代女性
最低限の集まりで、完全に分担して作業したので、それぞれが仕事をしている社会人同士でしたが時間は有効に活用できたように思います。お互いがお互いの細かな作業内容は知らない部分も多かったですが、司会進行・余興の景品・音楽は男性陣、受付業務・会場のレイアウトは女性陣と明確な役割分担は効率が良かったです。
♥ayagon28さん 20代女性
ビンゴゲームを開催し、景品を準備しました。自分の仕事の関係もあり、色んな商品券やスタバカードを景品に出したらとても喜ばれ、物をもらうより良かったとも言ってもらえました。会場の飾り付けを幹事でやったのですが、事前に花紙を作ったり、フォトコーナーを作ったりしたら新郎新婦だけでなく参加者にも喜んでもらえました。
またレストランとの事前の打ち合わせで料理の内容を聞いて、参加者の年齢やタイプ(スポーツ系の参加者が多かった)に合わせて変更をお願いしました。結果足りないこともなく、満足いくまで食べてもらうことができました。立食形式でしたが、披露宴後ということもあり、椅子を多めに準備したのは良かったです。
♥hide38さん 40代男性
賞品を持って帰る袋などまで用意できて（気づいて）なく、持ち帰りに困っている人がいた。
♥zumiteさん 30代男性
新郎新婦側が景品を準備したので景品の中を知らずに進行しており、景品が当たった人に中身を聞かれることが多々あったが「わかりません」と答えるしかなかったのが良くないなと思った。
♥happymakerさん 40代女性
新郎側、新婦側の幹事が合計7名もいて、しかも途中からは一人増えて8名だった。リーダーもいなく、ファミレスでだらだらなんとなく話す会議のようなものが何回か行われた。協力的な友人がいれば幹事は少なくていい。
♥コニコニコニさん 30代女性
ビンゴを出来るだけ多くの人に当たるように多めにしたらビンゴに1時間くらいかかった。たくさんの人にビンゴ当たった方がいいという新郎新婦のリクエストの元、行ったら数が多すぎてビンゴの時間がかかり過ぎてしまった。時間もかかり、途中かなりのスピードで行いました。
♥sami820 30代 女性
新郎新婦から申告のあった二次会参加者と当日参加の人数に大きな差があり、会場の大きさが人数に対して狭くなったことです。あらかじめ多めの人数を想定していましたが、それよりも参加者が多くなり座席が足りず、当日会場から椅子を借りたりテーブルを作ったりなどバタバタしてしまった点は大変だったなと思います。
♥YUU-MA 30代女性
思った以上に欠席者が出てしまい、足りない分のお店への支払いもバタバタしていましたが、主役の2人は友達に囲まれすぐに相談できる状態ではなく、前もってそうゆうことがあったときにどう対応するか、を決めておけば良かったなということがたくさんでした。
♥asa52751 30代女性
予算や料理の関係で、事前に人数と参加者名簿を作って把握して望んだ二次会でしたが、当日時間になっても来ない人がいたり、逆に名簿欄外の出席がありました。来ない人には連絡を取り、改めて出席の有無を確認をしたり、急遽出席となった人には、予算と料理が間に合うかお店のスタッフに確認を取るかたちでなんとかなりました。時間通りに来られなかったのは場所がわからなかったとのことで欠席にはなりませんでしたが、詳しいお店の地図など事前にお知らせするべきだなと痛感しました。急遽の参加者にも合わせ、１人や２人前前後することも予想して計画を立てることで当日もう少し余裕を持って対応できたかなと思います。また、二次会の進行は私達幹事が行いましたが、参加者にお酒が入ると予想以上に時間どおりに進みませんでした。時間配分もかなり余裕を持って組んだり、フリータイムの時間を長めに取るなどするくらいのほうが余裕を持って望めたように思います。
♥sue5192 40代女性
大変だったのは景品の準備。基本的に幹事に全て任されていたので、何が良いのか皆の意見がまとまらず（これにしよう！ とリーダーシップを取る人がいなく）、揃えるのがギリギリになってしまいました。お店の予約は、希望の場所（最寄駅など）を新郎新婦に聞いておき、幹事でいくつか候補を出して最終的に新郎新婦に決めてもらいました。そこまでは良かったのですが、思ったより会場が狭く、当日は人でぎゅうぎゅうになってしまい動くのが大変だったので、もう少し広めの場所を候補に選んであげれば良かったかなと思いました。
二次会の幹事と新郎新婦にあるお金トラブル！
二次会でよく聞くお金トラブル、どんなものがあるのか紹介します。
・会費設定が高いわりに内容が見合わない
地域によっても変わりますが、男性は8000円以上、女性は7000円以上の会費だと高いと感じる傾向があります。
会費のわりに食事が少なかったり、景品が貧相すぎると不満に感じやすいです。会費設定が高くても料理がおいしく、ボリュームがあったり、景品が豪華だったり、多くの方が景品をもらえたなどゲストのためにお金を使っていることが伝わる場合満足度が増します。
・幹事で飲食できないのにしっかり会費を払わされた
幹事はとてもやることがあり大変です。何ヶ月も前から準備してくれて、当日は飲食できないこともあります。会費をもらう場合はお疲れ会などできちんとお礼をしましょう。
・ゲストのドタキャンで飲食代が多くかかってしまった
基本的にドタキャンはマナー違反です。会場にもよりますが一週間前には参加人数の変更ができないところが多いためドタキャンさてれしまうと新郎新婦の負担が増えます。幹事は少し余裕をもって予算を決めましょう。
・会場の延長料金がかかってしまった
会場は時間制の所が多く時間オーバーすると延長料金がかかります。時間配分をするのも幹事の役目です。
二次会当日までに準備することのまとめ
結婚式の二次会は、準備することが山ほどあります。出来るだけ早く準備に取り掛かりたいですね。
二次会準備のポイントは3つ！
①誰が何をやるのか明確にする
②余裕を持ったスケジュールを立てる
③幹事だけで手が回らない時は潔く外部に依頼する
また、スケジュールを立てたら、それぞれの担当で進捗状況を共有することをおすすめします。他の幹事がどんな具合か、状況を確認しておくと、準備の遅れや問題などが起きてもすぐに対応できます。
一つずつスケジュールをクリアして二次会当日までみんなで協力して素敵な二次会を開催しましょう。
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