「幹事をやったことないのに、突然任されてしまった」
「飲み会の準備って、どう進めたら良いの？」
「当日グダグダになってしまったらどうしよう…」
突然幹事を任されると、段取りが分からず、断りたくなる方も多いでしょう。しかし、断ると「頼りない」と思われたり、成長のチャンスを逃す可能性があります。
幹事の仕事は、事前にポイントを押さえておけば、当日のグダグダを防げます。うまくこなせれば「気が利く」「仕事ができる」と評価されることもあるでしょう。
この記事では、初めての幹事でも飲み会をスムーズに進行できるコツを以下の内容で紹介します。
ぜひ本記事を参考に失敗例から幹事をスムーズに行うポイントを掴み、飲み会を成功させてください！
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飲み会の幹事を引き受けるメリットは盛りだくさん！
幹事を経験することで得られるメリットは盛りだくさんです。
一見普段の業務とは無関係に思われますが、幹事の仕事を通じて、様々なスキルを実践的に磨くことができ、社内での評価や信頼の向上につながります。
飲み会を滞りなく進めるためには、以下のように様々なスキルが必要です。
- 企画
- スケジューリング
- 段取り
- 予算の管理
- コミュニケーション
- トラブル回避・対処力
- リーダーシップ
さらに飲み会の幹事を成功させると、仕事ができる人材として認識され、社内での評価向上につながります。その結果、昇進のチャンスに巡りあえる可能性が高まるでしょう。
幹事は雑務ではなく、自分を成長させる絶好のチャンスです。この機会を活かして、ぜひ幹事に挑戦してみてください。
グダグダを回避！飲み会幹事のやることリスト
飲み会を成功させるには、事前の準備から当日の進行、事後のフォローまで全体の流れを計画的に進めることが大切です。
本章では、幹事の業務を以下の3ステップに分けて解説します。
はじめに、幹事として押さえておくべきポイントを把握しておきましょう。
1. 事前準備
事前準備は飲み会の成功を左右する重要なポイントです。以下の手順で万全の準備を整えましょう。
- 飲み会の目的を確認する
- 一緒に幹事を行うメンバーを集める
- 日程調整する（歓送迎会の場合は、まず主役の予定を優先的に確認してから他の参加者の日程を確認し、調整する）
- 予算を決める
- お店を予約する
- 乾杯と締めの挨拶を誰か（主役または上司）に依頼する
- 二次会の会場を複数ピックアップ
- 前日に再度、集合時間や場所を知らせる
事前にしっかり準備しておけば、当日がグダグダになる心配も少なくなります。チェックリストを参考に、抜け漏れなく準備を進めておきましょう。
2. 当日の段取り
飲み会当日は、スムーズな進行が幹事の腕の見せどころです。 以下の順番で手際よく飲み会を進行させましょう。
- スタート時間の20〜30分前に会場入りする
- 店側へ予約内容・席の確認を行う
- 出欠確認をする
- 会費を回収する
- ファーストドリンクの注文をまとめて伝える
- 乾杯の挨拶をする
- 飲み会を盛り上げる
- 会計を行う
- 締めの挨拶と二次会の開催のアナウンスをする
- 忘れ物がないか、会場を一通りチェックする
事前に流れを把握しておけば、当日も落ち着いて対応できます。当日は慌てず丁寧な対応を心掛け、参加者全員が気持ちよく過ごせる場をつくりましょう。
3. 翌日以降のアフターフォロー
飲み会が終わった後も、幹事の役割は続きます。後日は以下の3点を行いましょう。
- 会計報告を行う（過不足があれば上司に相談）
- 参加者全員にお礼を伝える
- 会費を多く払ってくれた人には個別に感謝の気持ちを伝える
なお、直接会えない場合は、メールやメッセージにてお礼を伝えると丁寧な印象を与えられます。
飲み会後のフォローまでしっかり対応することが、幹事としての信頼につながります。最後まで気を配り、良い印象を残しましょう。
飲み会の幹事がグダグダになりがちな失敗例＆回避策11選
飲み会の幹事をスムーズに進めるには、よくある失敗例を知っておくことが大切です。ここでは、よくある失敗例と回避策を11個紹介します。
- 挨拶する人が決まっていない
- 会計に時間がかかる
- 一次会後にグダグダになる
- お店の予約が取れない
- 会場の下見をしていない
- コース料理にしていない
- 遅刻する
- 盛り上がらない
- 出欠の確認が甘い
- アレルギーを確認していない
- 席順を決めていない
失敗例から幹事に必要なポイントを学び、グダグダを防ぎましょう。
1. 挨拶する人が決まっていない
乾杯や締めの挨拶を誰に頼むかを決めていないと、開始や終了のタイミングが曖昧になり、場の雰囲気がグダグダになりがちです。事前に挨拶をする人を決めておきましょう。
乾杯の音頭や締めの挨拶は、幹事や最も役職が高い人（部長・課長など）が担当することが一般的です。また、歓送迎会では主役からひと言挨拶をもらうケースもよくあります。
飲み会をスムーズに進行させるためには、挨拶をお願いする相手を事前に決めておくと、安心して当日を迎えられます。準備を怠らず、締まりのある飲み会を目指しましょう。
2. 会計に時間がかかる
飲み会の終了後に会費を集めようとすると、小銭が足りなかったり、お金の回収に時間がかかったりして、会計がグダグダになりがちです。
そのため、事前に会費を回収し、幹事がまとめてお店に支払うのがおすすめです。会計は、お開きの15分ほど前までに済ませておくと、スムーズに退店できます。
また、お店情報から必要な金額を調べる際には、税込または税抜どちらで表記されているのかを必ず確認しましょう。見落としてしまうと、当日に金額が足りなくなる可能性もあります。
事前の準備と段取りで、会計のグダグダを防ぎましょう。
3. 一次会後にグダグダになる
一次会後に「このあとどうする？」と迷う時間が長くなると、場の雰囲気がグダグダになり、無駄なロスタイムが生まれがちです。あらかじめ締めの挨拶で二次会の開催について触れ、誰かに誘導を手伝ってもらうようお願いしておくと、スムーズに対応できます。
当日は流れが途切れないよう、解散や移動のタイミングを意識して行動しましょう。
4. お店の予約が取れない
店の予約が直前になると、すでに満席で希望のお店に予約できない場合があります。また、代わりに選んだお店が思ったよりも満足度が低く、飲み会がイマイチだったという結果になることもあります。
こうした予約トラブルを防ぐためには、以下の点に注意が必要です。
- 遅くても1か月前には予約をする
- 3店舗ほど候補を用意しておく
- 混雑が予想される時期や曜日は、想定より早めに動く
- 繁忙期：11〜12月（忘年会）、3〜4月（歓送迎会）
- 曜日： 金〜日曜日
参加者が喜ぶお店を確保できるよう、早めの予約を心掛けましょう。
5. 会場の下見をしていない
初めて利用するお店の場合、下見をしていないと「席が狭い」「トイレが少ない」「立地が悪い」など、当日に参加者の満足度を下げる原因となります。
こうしたグダグダを避けるためにも、事前に下見をしておくと安心です。下見の際は、以下のポイントを重点的にチェックしましょう。
- 立地（駅からの距離や会社からのアクセス）
- お店の雰囲気（飲み会の目的や参加者の層に合っているか）
- 席の広さや配置（人数に対して十分なスペースがあるか）
- トイレの数や清潔さ（混雑時にも不便がないか）
事前に足を運んで確認しておけば、当日の段取りが格段にスムーズになるでしょう。
6. コース料理にしていない
席や飲み放題のみを予約し、料理を一品ずつ注文する形式で注文や提供が滞りやすく、進行がグダグダになる可能性があります。そのため、コース料理の予約がおすすめです。
あらかじめコース料理を予約しておけば、料理の提供がスムーズになり、注文の手間も省けるでしょう。大切な飲み会の時間を無駄にしないためにも、コースで予約して飲み物や料理がスムーズに提供されるように配慮しましょう。
7. 幹事なのに遅刻する
幹事が遅刻すると参加者の信頼を損ない、飲み会の開始時から雰囲気がグダグダになる恐れがあります。場合によっては、その後の人間関係に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
開始時間の20〜30分前には会場に到着し、予約内容や席の確認を済ませておくのが理想です。到着時に入店できなくても、参加者を迎える姿勢を見せるだけで好印象を与えられます。
また、やむを得ず遅れる可能性がある場合は、あらかじめ代理を立てておくと安心です。余裕を持った行動で、幹事としての信頼度アップにつなげましょう。
8. 盛り上がらない
飲み食いだけでは、参加者が途中で飽きてしまい、場が盛り下がることがあります。せっかくの飲み会がグダグダにならないよう、適度なタイミングで余興やサプライズを取り入れて参加者が最後まで飲み会を楽しめる工夫をしましょう。
例えば、簡単なゲームやクイズなどがあると全体的に盛り上がりやすくなります。景品があるとさらに喜ばれるため、予算に余裕がある場合は準備しておくとよいでしょう。
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9. 出欠の確認が甘い
出欠確認が曖昧だと、参加人数が確定せず、お店の予約や日程調整が予定よりも遅れてしまいます。よくあるミスは、飲み会の開催を一方的に告知するだけで、出欠の返信を促していないケースです。
開催の告知後に当日まで放置すると、返信を忘れてしまう人が現れる可能性があります。必ず回答の期限を設け、必要に応じて個別に連絡をしましょう。
幹事も参加者も忙しい場合は、以下のような日程調整ツールの活用もおすすめです。
- 調整さん
- TimeRex（タイムレックス）
- LINEの「日程調整」機能
出欠確認をしっかり行うことで、その後の計画がスムーズに進みます。
10. アレルギーを確認していない
食物アレルギーを持つ参加者がいる場合、対応していないお店では食べられるものが限られてしまい、飲み会を楽しみにくくなってしまいます。
そのため、日程調整の際にアレルギーの有無をあわせて確認し、全員が食事を楽しめるメニューがあるお店を選ぶことが大切です。
お店選びの際には、参加者全員が飲み会で飲み物や料理を楽しめるかどうかも考慮するようにしましょう。
11. 席順を決めない
席順が決まっていないと、参加者がどこに座ればよいか迷う時間が発生し、飲み会の開始が遅れてしまう可能性もあります。
事前に人数に応じた座席を決めておくことで、無駄な時間を省き、飲み会の進行がスムーズになります。幹事は参加者が到着したら、スマートに席へ案内できるようにしておきましょう。
席の配置決めが難しい場合は、主役や上司など上座に座る人だけでも先に決めておくと安心です。
幹事が飲み会の司会進行をスムーズにするコツ
飲み会の司会進行は幹事の重要な役割です。幹事が司会進行を円滑に行えると、参加者全員が楽しめる飲み会になるでしょう。
司会進行をスムーズにするコツは以下の2つです。
本章を参考に、飲み会が円滑に進む司会進行のポイントを押さえましょう。
1. 明るい対応を心掛ける
幹事の対応は飲み会の雰囲気を大きく左右するため、明るい態度で参加者に接するよう心掛けましょう。幹事が明るく振る舞うことで、会場全体の雰囲気が和やかになり、参加者の緊張もほぐれやすくなります。
とくに乾杯の音頭や進行時には、幹事の第一印象が場の盛り上がりに大きく影響します。以下のポイントを押さえておくと、明るい印象を与えやすくなるためおすすめです。
- いつもより少し声を張る
- 笑顔を意識する
- 口をはっきり動かしハキハキと話す
幹事自身が楽しんでいる様子を見せることで、周囲にも楽しい空気が自然と広がっていきます。明るい対応を心掛け、飲み会を盛り上げましょう。
2. 常に全体を見る
飲み会の最中は、常に会場全体の様子に目を配りましょう。
グラスが空いている人には飲み物を聞く、緊張している人には声をかけるなど、細やかな気配りが大切です。とくに初対面同士が多い場合には、お酌をしたり話題をつないだりすることで場がなごみ、全体の盛り上がりにつながります。
反対に、自分の飲食に夢中になったり、飲みすぎて酔ってしまうのはご法度です。幹事としての役割を意識しながら、周囲への配慮を忘れずに過ごしましょう。
グダグダを回避するコツを押さえて飲み会の幹事を成功させよう
飲み会の幹事は、事前準備と当日の心配りによって成功の明暗が分かれます。事前に幹事の業務や当日の流れを整理しておくことで、トラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。
さらに、起こりうる問題への対応策をあらかじめ考えておけば、トラブルにも柔軟に対応できます。参加者が楽しく過ごす場を提供できれば、幹事の役割は十分に果たせたといえるでしょう。
さらに、幹事の経験は調整力や段取り力など、仕事にも活かせる実践的なスキルの習得にもつながります。ぜひ「できる幹事」になり、飲み会を成功させてください。
なお、より盛り上がる飲み会にしたい場合は景品を使った余興の企画もおすすめです。景品ショップ「マイルーム」では、余興にぴったりの景品をご用意しています。
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