「幹事を任されたけど、何から始めたら良いの？」
「失敗したらどうしよう。」
「なぜ若手の自分が幹事をやらなきゃいけないの？」
幹事の業務が初めてだと、どのような段取りで飲み会を進めたら良いのか分からず、迷っていませんか。手探りで進めてしまうと、飲み会がうまくいかず「仕事ができない人」と思われてしまうかもしれません。
一方で、幹事を段取りよくこなると「頼れる人」として評価が上がり、思わぬビジネスチャンスが舞い込んでくる可能性もあります。
本記事では、飲み会幹事の仕事内容について、以下を詳しく解説します。
この記事を読むと幹事の具体的な仕事内容が分かり、段取りよく進行できるでしょう。ぜひ本記事を参考に、幹事の仕事を上手にこなし、飲み会を成功させてくださいね。
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新人が幹事の仕事を担当するのはなぜ？
会社が若手や新人にあえて幹事を任せるのは、実務を通じてビジネススキルを高めるためです。幹事の仕事は雑務のように思われがちですが、実際には以下のようなスキルが求められます。
- 企画力
- スケジュール管理力
- 段取り力
- コミュニケーション能力
- リーダーシップ
これらのスキルが求められる幹事の経験は、業務上での段取りや調整力を養える貴重な機会です。前向きに取り組むことで、今後の仕事にも活かせる経験ができるでしょう。
幹事に必要なスキルについては、関連記事「幹事ができない人と思われないためのスキル5選！事前準備から翌日以降にやることも紹介」で詳しく解説しています。
幹事経験を通じてビジネススキルを磨きたい方は、ぜひ参考にしてください。
【事前準備】幹事の仕事内容9つ
当日までに行うべき幹事の仕事内容は、以下の9つのステップです。
- 日程を調整する
- 予算を決め、会場を探す
- 会場を予約する
- 上司や主役へ挨拶を依頼をする
- 余興の企画・景品の用意をする
- 参加者へ案内メールを送信する
- 参加人数を確定し、会場へ連絡する
- 席次を決める
- 当日のスケジュールを具体的に作成する
抜け漏れのないよう、ひとつずつチェックしながら準備を進めましょう。
1.日程を調整する
全員の予定を完全に合わせるのは困難ですが、優先順位を意識して段階的に進めるとスムーズに調整できます。
- 主役（歓送迎会）の都合を最優先で確認
- 主役が参加可能な日程を複数ピックアップ
- 2.から、他の社員の参加可否を確認
- 最も多くの人が参加できる日から開催日を決定
候補日を提示する際には、必ず回答の締め切り日を設定することが大切です。
2.予算を決め、会場を探す
会社の飲み会では、一人あたり4,000円程度が相場です。これを基に、次のポイントをチェックしながら、会場の候補をリストアップしましょう。
- 会社や最寄り駅からのアクセス
- 料金
- 店内の雰囲気
- 料理
可能であれば、事前に下見をしておくと安心です。雰囲気や広さを確認できると、当日の動きがイメージしやすくなり、準備もスムーズに進められます。
3.会場を予約する
条件に合う会場が見つかったら、開催日の1〜2ヶ月前には予約しておくのがおすすめです。
特に歓送迎会や忘年会などの宴会シーズンは、人気店がすぐに埋まります。直前では希望通りの日時や人数で予約できないこともあるため、早めに準備が大切です。
また、予約の際には以下のポイントを入念に確認しておきましょう。
| 確認事項 | 内容 |
|---|---|
| 料理のコース内容 | ・アレルギー対応 ・飲み放題の有無 |
| キャンセル規約 | ・キャンセル期限 ・金額 |
| 利用時間 | ・延長の可否 ・追加料金 |
事前にチェックしておくと、安心して当日を迎えられるはずです。
4.上司や主役へ挨拶を依頼をする
歓送迎会や忘年会では、挨拶の順番や担当者がある程度決まっている場合がほとんどです。該当者へ忘れずに、事前に依頼しておきましょう。
よくある挨拶の流れは以下の通りです。
| 開会宣言 | 幹事 |
| 最初の挨拶 | 一番上の役職 |
| 乾杯の挨拶 | 3番目に偉い役職者 |
| 締めの挨拶 | 2番目に偉い役職者 |
| 終了の一言（閉会の挨拶） | 幹事 |
また、主役にも忘れずに挨拶を依頼しておきましょう。歓迎会では自己紹介を、送別会では感謝の言葉を述べてもらうのが一般的です。
会社の慣習が異なる場合もあるため、不安な場合は事前に上司や過去の幹事に確認しておくと安心です。
5.余興の企画・景品の用意をする
飲み会をさらに盛り上げ、参加者同士の交流を深めたい場合は、余興が効果的です。余興を取り入れると、参加者が途中で飽きるのを防げるうえ、歓談とはひと味違った盛り上がりが生まれます。
飲み会で定番の余興には、次のようなものがあります。
- ビンゴ大会
- クイズ大会
- ジェスチャーゲーム
また、予算に余裕があれば景品を用意するのも効果的です。景品があると参加意欲が増し、余興はさらに盛り上がります。
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6.参加者へ案内メールを送信する
飲み会の詳細が決定したら、参加者に速やかに案内メールを送りましょう。メールには、次の内容を記載します。
- 飲み会の目的（忘年会・歓送迎会など）
- 開催日時・場所
- 参加費
- 出欠の回答方法と締め切り日
- 緊急連絡先
特に大切なのが、出欠の締め切り日です。スケジュール通りに人数を確定するには、早めに参加の可否を把握しておく必要があります。期日を過ぎても返信がない場合は個別に確認すると、人数確定の遅れを防げるでしょう。
7.参加人数を確定し、会場へ連絡する
参加人数が確定したら、速やかに予約した会場へ連絡しましょう。
正確な人数を早めに伝えることで、お店側はスムーズに料理や席の準備を進められます。結果として、当日の席不足や料理の過不足を未然に防げるでしょう。
もし、人数確定後にやむを得ない理由で参加人数に変動が生じた場合、自己判断せずに必ず会場に相談することが重要です。
早めに連絡すると、キャンセル料の発生や会場準備の遅れなど、当日のトラブルを回避できるでしょう。
8.席次を決める
参加人数が確定したら、あらかじめ席次を決めておくとスムーズです。席を決めておくと、参加者が当日に迷わず着席できるメリットがあります。
また、目上の方が多い公式な飲み会では、席次への配慮が求められます。慣習に従って席を決めると、マナーを押さえた幹事として好印象を与えられるでしょう。
一般的には、主賓や役職が最も高い方が入り口から最も遠い「上座」に、幹事や若手社員は出入り口に近い「下座」に座ります。
詳しい上座・下座のルールやさまざまなレイアウトにおける席次については、関連記事「宴会の上座・下座ってどこ？席順や座席配置・マナーを徹底解説」を参考にしてください。
9.当日のスケジュールを具体的に作成する
飲み会を円滑に進め、時間通りに運営するためには、事前に具体的なタイムスケジュールを作成しておくのがおすすめです。スケジュールがあると時間配分を意識しやすく、飲み会の間延びを防げます。
スケジュール表には、以下のような項目を盛り込みましょう。
- 全体のタイムスケジュール
- 余興の所要時間
- 退室の目安時刻
また、緊張しやすい場合は、事前に挨拶の台本を作成しておくと安心です。話す内容を整理して文章にまとめておくと、当日も落ち着いて対応できます。
【当日】幹事の仕事内容6つ
飲み会幹事が当日に行う主な仕事内容は、以下の6つです。
本章を参考に、事前に当日の流れをイメージしておきましょう。
1.準備・受付をする
当日は参加者よりも早めに会場に到着し、準備と受付を行いましょう。余裕を持って動けるよう、受付開始の30分前には到着するのがおすすめです。
会場に着いたら、以下の手順で準備と受付を進めます。
- お店のスタッフに挨拶をし、予約内容の最終確認をする
- 受付準備を行う
- 定刻になったら以下の受付業務を開始する
- 出欠確認
- 参加費の徴収
- 席への案内
一人での対応が難しい場合は、あらかじめ協力者を募って役割分担を決めておくと安心です。
2.司会進行する
司会進行は、事前に作成した当日のスケジュールに沿って行います。進行中は常に時間を意識し、予定通りに進んでいるかをこまめに確認しましょう。
時間を意識しないと、進行が遅れたり間延びしたりします。進行表を手元に置き、タイミングを見ながら予定通り次の内容に移ることで、混乱なくスムーズに進行できます。
また、参加者の反応や会場の様子を見ながら、状況に応じてスケジュールに縛られすぎず、柔軟に対応しましょう。
余興が盛り上がっていれば時間を延長し、沈黙が続く場合は早めに次の進行に切り替えるといった判断も必要です。
3.会場全体に気を配る
司会進行だけではなく、会場全体に常に気を配り、参加者全員が快適に過ごせるよう細やかにサポートすることも幹事の大切な役割です。
宴会の最中には、以下の点に注意して会場全体を見渡しましょう。
- 空いたグラスがあれば、ドリンクを追加注文する
- 会話に入れていない人に声をかける
- 体調不良の参加者を見つけたら、周囲と協力して介抱する
これらの点に注意を払いながら常に周囲に気を配り、柔軟な対応を心がけることが大切です。
4.余興を盛り上げる
余興を成功させるには、幹事自身が率先して場を盛り上げることが不可欠です。幹事の熱意や楽しむ姿勢は、参加者にも自然と伝わります。歓談の時間とはひと味違う、賑やかな雰囲気が生まれやすくなります。
幹事は一番の盛り上げ役になるつもりで、以下のポイントを意識してみましょう。
- 大きな声で盛り上げる
- オーバーリアクションをとる
- 積極的に合いの手を入れる
こうした工夫をすると、会場の雰囲気は一気に明るくなります。自分自身も楽しむ気持ちを持って進行することを意識しましょう。
なお、余興の内容で悩んでいる方は、関連記事「宴会や忘年会で盛り上がる簡単なゲーム9選！おすすめの景品もランキング形式で紹介」を参考にしてください。
5.会計を済ませる
締めの挨拶が始まる前までに、事前に集めた会費でお店の会計を済ませておきましょう。
最高潮に盛り上がっている最中や、参加者が帰り支度を始めるタイミングで会計を行うと、場の空気を乱してしまう恐れがあります。
スマートに済ませるには、トイレやドリンクの追加などを口実に席を立って会計をするのがおすすめです。また、翌日の会計報告に備えて、領収書を忘れずに受け取りましょう。
タイミングよく会計を終えることで「いつの間に終わったの！？」と驚かれ、幹事としての評価も高まります。
6.締めの挨拶をし、二次会の案内をする
飲み会がお開きの時間になったら、幹事は感謝の気持ちを込めて挨拶をし、会を気持ちよく締めくくりましょう。
挨拶の後は、お店に迷惑をかけないよう、参加者を速やかに会場の外へ誘導します。 二次会を予定している場合は、挨拶のタイミングで案内し、スムーズに次の会場へ移動しましょう。
なお、お店を出るのは幹事が最後です。忘れ物がないかを確認してから退店しましょう。
【翌日以降】幹事の仕事内容2つ
飲み会が無事に終わった翌日以降も、幹事の大切な業務があります。
アフターフォローまで抜かりなくり行うと丁寧な印象を与えられ、幹事としての信頼も高まります。最後まで責任を持ってやり遂げましょう。
1.会計報告をする
飲み会の翌日以降、できるだけ早く参加者全員へ会計報告を行います。報告書には、以下の項目を分かりやすく記載するのがおすすめです。
- 飲み会の名称・参加日時
- 参加人数
- 会場への支払い総額
- 参加者からの徴収額
- 差額
内訳を明確にすると、参加者にも安心感を与えられます。
万が一余剰金や不足金が出た場合は、上司や経理担当者に相談して対応方針を決めておくと安心です。
特に不足金が発生した際は、まず一言お詫びを伝え、そのうえで理由や追加徴収の方法を丁寧に説明することが大切です。
2.参加者へお礼を伝える
飲み会に参加してくれた方には、後日改めてお礼の気持ちを伝えましょう。
また、以下のように協力してくれた方がいた場合、個別に直接お礼を伝えるとより丁寧です。
- 乾杯や締めの挨拶を担当した方
- 会費を多めに負担してくれた上司や先輩
- 準備や当日の運営を手伝ってくれた方
社内の事情や遠方からの参加などで直接会って伝えられない場合は、メールやメッセージツールを使うのも良いでしょう。
幹事の仕事を最小限にするコツ
幹事の仕事は多岐にわたり、負担が大きいと感じる方もいるでしょう。そこで本章では、幹事の負担を軽くするための5つのコツをご紹介します。
本章で紹介しているコツを取り入れて、負担を減らしながら効率的に準備を進めましょう。
1.日程調整ツールを活用する
飲み会の参加者が多く、日程調整のやり取りが面倒なときは、ツールの活用がおすすめです。
最近では候補日の出欠表を作成し、URLを送るだけで参加者の予定を一括で確認できる無料ツールも増えています。個別のやりとりが不要になるため、調整作業の負担もぐっと軽減されます。
こうしたツールを取り入れることで、幹事にとって最初の難関となる日程調整もスムーズに進められるでしょう。
2.幹事経験者からアドバイスをもらう
過去に同様の飲み会があった場合、幹事を経験した先輩や同僚に相談してみるのがおすすめです。お店選びの注意点や段取りのコツなど、実用的な情報を得られることがあります。
また、案内メールのテンプレートや確認リストなど、参考資料が残っていないかも確認しましょう。うまく活用すると、準備時間の短縮にもつながります。
このように経験者の知恵を借りると、無駄な手間を省けるため幹事の仕事をスムーズに進められます。
3.チームで幹事を行う
幹事の仕事は、必ずしも一人で抱え込む必要はありません。手が回らない場合は信頼できる同僚や後輩に声をかけ、チームで取り組むのがおすすめです。
それぞれの得意分野を活かして役割分担を行うと、作業の効率が上がります。例えば、次のような分担が考えられます。
| 得意分野 | 担当業務 |
|---|---|
| 人前で話すのが得意 | 幹事の挨拶 |
| 事務作業が得意 | 集金や備品の準備 |
| お店選びが得意 | 会場探し |
適材適所で役割を分けることで負担が分散され、無理なく準備を進められるでしょう。
4.集金を電子化する
会費の集金は、電子決済を取り入れると手間を減らせます。従来の現金での集金は、お釣りの準備や支払い状況の複雑な管理など、ミスや手間が発生しやすいのが難点です。
電子決済には、以下のような方法があります。
- クレジットカード
- QRコード決済
- 電子マネー
電子決済を活用すると、お釣りのやり取りが不要になり、支払い状況の確認もスムーズです。現金の扱いが減るため、紛失や計算ミスのリスクも抑えられるでしょう。
5.景品をプロに選んでもらう
飲み会で余興を行う場合、景品選びも幹事の大切な役割です。
しかし、日常業務や他の準備に追われ、手が回らないこともあるでしょう。そのようなときは、景品選びのプロに任せるのがおすすめです。
プロに依頼するメリットは、以下のとおりです。
- 予算や会の概要を伝えるだけで、内容に合った景品を提案してもらえる
- 景品を探す手間や時間が省ける
- 目録形式や余興を盛り上げるグッズも提案してもらえる
負担を減らしたい場合は景品選びはプロに任せ、浮いた時間を他の準備に充てましょう。
景品ショップ「マイルーム」では、幹事様に代わってプロが景品を選ぶサービスを提供しています。会の雰囲気や予算にあわせて、ぴったりの景品をご提案します。詳しくは下記をご覧ください。
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幹事の仕事をこなして、仕事できる人になろう
今回は、幹事の仕事内容についてまとめてご紹介しました。
幹事の仕事は多くて大変ですが、さまざまなスキルを身につける良い機会にもなります。幹事を通して得た経験は、日々の業務にも活かせるはずです。
幹事の仕事をやり遂げ、飲み会を成功させることで「仕事ができる人」として一目置かれる存在を目指しましょう。
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