「忘年会のシーズンはいつから始まるの？」
「どんなお店を選ぶと喜ばれるの？」
「大人数だと日程調整が難しい…」
忘年会の幹事を任されたものの、日程調整や会場選びで悩んでいませんか。12月上旬から中旬の忘年会シーズンはお店の予約が取りにくいため、早めに準備をしないと開催できなくなる可能性があります。
事前準備の進め方をしっかりと理解しておけば、参加者に楽しんでもらえる忘年会を開催できます。
本記事では、忘年会について、以下の内容を解説します。
本記事を読めば、忘年会シーズンに関する悩みを解決でき、スムーズに準備できるでしょう。
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忘年会はいつ開催する？3つの基礎情報
忘年会の開催時期に関する基礎情報を3つ紹介します。
忘年会の開催を検討している場合は参考にしてみてください。
1.一般的な忘年会シーズンは12月上旬から中旬
多くの企業や団体では、忘年会を12月上旬から中旬に開催する傾向があります。12月に入ると忘年会の予定が徐々に増え、2週目から3週目にピークになることが多いです。
参加者が一年を振り返り、忙しい日々や日頃の疲れを忘れて楽しむことを目的に行われます。また、参加者の負担を考慮して、翌日が休みの金曜日に開催される傾向があります。
下旬は仕事やプライベートが忙しくなるため、中旬までに開催するのが一般的です。ただし、混雑を避けるために11月末頃など早めに行うケースもあります。
このように、忘年会の時期は参加者の状況やお店の混雑状況によって調整されます。
2.予約は1ヶ月前にしておくと安心
忘年会の日程が決まったら、開催日の1ヶ月前にはお店を予約するのがおすすめです。
12月は忘年会シーズンでお店の予約が取りにくくなるため、早めに済ませておかないと希望日に開催できない可能性があります。特に、大人数の場合や貸切で利用したい場合は、2ヶ月前くらいから予約しておくと安心です。
12月中旬に開催するなら11月中旬、参加人数が多いなら10月中旬にはお店を手配しておくようにしましょう。
3.開催時間は18時〜21時頃が多い
忘年会は、18時〜21時頃の時間帯の中で、2時間程度行われる傾向があります。
会場や規模により異なりますが、18時〜20時、19時〜21時など、2時間ほどで終了するのが一般的です。忘年会の後に、希望者のみで二次会に行く人もいます。
このように、忘年会の時間は参加者の都合や飲食店のプランによって変わります。
忘年会の日程の決め方3ステップ
忘年会の日時を決める方法を3ステップで紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
ステップ1.役職者や取引先が参加できる日程を確認する
まずは、役職者や招待する取引先の人に都合の良い日を確認しましょう。
会社の忘年会では役職者に挨拶をお願いすることが多いため、参加してもらう必要があります。取引先や社外の関係者を招待する場合も、先に候補日を3〜4日ほど提示してもらうとその後の調整がスムーズです。
忘年会は親睦を深める目的もあるため、キーパーソンとなる人に参加してもらえるようにすることが重要です。
ステップ2.候補日を決めてアンケートをとる
役職者や取引先の人が参加できる日程を把握できたら、3日ほど候補日を決めて参加者にアンケートを実施します。
候補日が多すぎたり少なすぎたりすると、決まりにくくなるので注意してください。日程を確認する際は、回答期限を必ず設けるようにしましょう。
期限を決めないと回答が揃いにくく、決まるのが遅くなってしまう可能性があるからです。アンケートの実施と回答期限の設定は、効率的な日程調整に不可欠です。
ステップ3.日程を調整する
アンケートの回答が集まったら、最終的な日程調整を行います。
特に、参加人数が多いと調整が大変になるため、日程調整ツールを使うのがおすすめです。たとえば「調整さん」や「伝助」のように、無料で利用できるツールもあります。
日程調整の負担を解消できる便利なツールですので、ぜひ利用してみてください。
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忘年会のお店を決める際の5つのポイント
参加者に喜んでもらえるようなお店を選ぶポイントを5つ紹介します。
忘年会の会場を決める際に参考にしてみてください。
1.参加者みんなが楽しめるお店を選ぶ
忘年会にはさまざまな人が参加するため、全員が楽しめるように配慮してお店を選ぶ必要があります。
特定の年代や性別向けのお店を選んでしまうと、楽しめない参加者が出てしまうからです。カジュアルな居酒屋やホテルの宴会場など、参加者の年代や雰囲気に合わせて決めるようにしてみてください。
どのようなお店が良いか事前にアンケートをとり、参考にして決めるのもおすすめです。このように、参加者のことを考えてお店を選ぶようにしましょう。
2.アクセスの良い場所を選ぶ
忘年会のお店は、アクセスが良く集まりやすい場所を選ぶことが大切です。
会社の近くや駅近など、行きやすいお店で開催すると参加率が上がる可能性があります。特に、仕事終わりに開催される忘年会なら、職場の駅近くのお店で行うと参加者の移動の負担が減ります。
駅から徒歩5分以内にすると、終電が気になる人でも安心して参加できるでしょう。忘年会の会場は、参加者にとって行きやすい場所を基準に選ぶようにしてみてください。
3.飲み放題メニューが豊富なお店を選ぶ
忘年会では飲み放題を利用することが多いですが、お酒の種類が豊富なお店を選ぶと多くの参加者に満足してもらえます。
飲み放題メニューを利用する際は、以下の点を確認するようにしてみてください。
- ビール・日本酒・焼酎などのアルコールの種類
- 水割りやソーダ割りなど、飲み方の選択肢
- カクテルの種類
- ノンアルコールビールやノンアルコールカクテルの有無
- ジュースやウーロン茶などのソフトドリンクの種類
お酒好きな人にも飲めない人にも楽しんでもらえるよう、飲み放題メニューは事前にチェックしましょう。
4.参加者が過ごしやすいお店を選ぶ
お店は他のお客さんに気を使う必要がないよう、個室を選ぶのがおすすめです。
周囲のお客さんとの距離が近いと、会話が聞こえず、楽しめない可能性があるからです。特に、大人数で開催する場合は、貸切を検討すると良いでしょう。
席のタイプも考慮が必要で、座敷は靴の着脱や膝に負担がかかる可能性があるため、テーブル席が好まれる場合があります。
お店を選ぶ際には、参加者みんなが快適に過ごせるように配慮することが重要です。
5.口コミが良いお店を選ぶ
お店を決める際は、インターネット上の口コミを参考にして選ぶ方法があります。
口コミは実際に利用した人の意見が書いてあり、次のことをチェックすると良いでしょう。
- 料理やドリンクの味
- 提供されるまで時間はかかるか
- 接客態度の評価
- お店の雰囲気
これらは利用者の個人的な意見なので、全ての評価を鵜呑みにしすぎないことが大切です。
オープンしたばかりのお店は高評価が少ないことがあるので、内容をしっかりと確認するようにしてみてください。
忘年会を成功させる5つのポイント
参加者みんなに楽しんでもらえる忘年会にするためのポイントを5つ紹介します。
参考にして、参加者に楽しんでもらえる忘年会を開催してください。
1.二次会のお店も調べておく
忘年会の一次会が盛り上がると二次会に行くことも多いため、事前に何件かお店を調べておくとスムーズです。
たとえば、二次会には以下のようなお店がおすすめです。
| お店の種類 | 特徴 |
| バー | 落ち着いた雰囲気で会話を楽しみたい場合に最適 |
| カラオケ | みんなでワイワイ盛り上がりたい場合の定番 |
| ダーツバー | ゲームを楽しみながら交流を深めたい場合におすすめ |
| 深夜営業している居酒屋 | 一次会の雰囲気をそのままに、もう少し飲みたい場合に最適 |
| ボウリング | アクティブに楽しみたいグループ向け |
会話したいならバー、はしゃぎたいならカラオケやダーツバーなど、参加者の目的に合わせて選びましょう。
二次会の店舗は、一次会の会場から近い場所にすると移動の負担が減ります。場所と人数が決まったら、お店へ行く前に電話で空席状況を確認しておくと安心です。
2.忘年会の開催時間は終業時間を考慮して決める
忘年会の時期は繁忙期と重なることが多いため、仕事が終わる時間に合わせて調整することが大切です。
会社で忘年会をする場合、参加者の終業時間と移動時間を考慮して開始時間を決めます。たとえば、業務終了が18時なら、18時30分や19時スタートにすると良いでしょう。
当日急な残業が発生する可能性を考慮し、開始時間に余裕をもたせておくと、参加者が焦らずに会場へ向かえます。
3.ドレスコードは早めに周知する
忘年会の会場でドレスコードがある場合は、できるだけ参加者に早く伝えることが重要です。
ホテルの宴会場では「スマートカジュアル」や「カジュアルエレガンス」のように、ドレスコードがあるケースが多いです。
直前に周知すると、服装を用意できず参加をあきらめる人が出る可能性があります。特に職場の服装が私服の場合、早めに連絡しないと用意できないことがあります。
ドレスコードや注意事項は早めに周知して、全員が安心して参加できるように心がけましょう。
4.コースや飲み放題を利用する
忘年会では、お酒や料理の注文で悩んだり、手間取ったりする時間を減らすことが大切です。
各自が注文すると、料理やお酒に集中しすぎて、忘年会がスムーズに進まない可能性があります。そのため、コースメニューや飲み放題を利用し、注文に時間を取られないようにするのがおすすめです。
追加料金も発生しにくいため、会費も事前に設定しやすく、会計もスムーズにできます。
5.席替えをしてコミュニケーションを促進する
普段あまり関わりのない人とも話せるよう、途中で席を替えて多くの人と交流できるようにすると良いでしょう。
忘年会には親睦を深める目的もありますが、席を固定してしまうと決まった人としか話せません。たとえば、役職者同士や同僚同士など、特定の人としか話さないケースが多いです。
そのため、忘年会が2時間の場合、1時間経ったら席替えの時間を設けるのがおすすめです。より多くの参加者が交流できるよう、席が固定化されないようにしましょう。
忘年会をする際の3つの注意点
忘年会を開催する際に注意すべきことを3つ紹介します。
参考にして、トラブルを未然に防ぎましょう。
1.キャンセルポリシーを確認しておく
忘年会のお店を予約する際には、キャンセル期日を確認しておくことが大切です。
12月は体調を崩す人が多いため、急な人数変更が発生する可能性があります。繁忙期の会社が多く、業務の都合で参加できなくなる人が出てくることも考えられます。
直前のキャンセルや人数変更はお店の迷惑になるため、予約時にキャンセルに関することは確認しておきましょう。
2.参加者にアレルギーはないか確認しておく
参加者のアレルギーの有無を事前に確認して、お店やメニューを選ぶことが重要です。日程調整のアンケートを実施する際に、食物アレルギーがあるか聞くとスムーズです。
たとえば、小麦アレルギーの人がいるのにイタリアンを予約したら、その参加者は食べられるものがなくなってしまいます。
コースを予約する場合も、料理の中にアレルギーの食材が含まれていないかチェックしてください。アレルギー食材が含まれている場合は、別メニューに交換できるか問い合わせると良いでしょう。
お店やメニューは幹事の好みではなく、参加者みんなが楽しめるように選ぶ必要があります。
3.余興をする際は周りに配慮する
忘年会で余興をする場合は、周りに迷惑をかけないように注意しましょう。
個室を利用していても、盛り上がると声が大きくなってしまうことがあります。飲食店で行う場合は、事前に余興の内容を伝え、実施しても良いか確認しておくと安心です。
ホテルの宴会場で余興をする場合、マイクやスクリーンなど必要な設備があるか事前に問い合わせることが大切です。
なお、忘年会で盛り上がる余興について知りたい方は「忘年会で使えるクイズネタ15選！参加者に楽しんでもらうためのコツも紹介」も参考にしてみてください。
早めに準備して12月の忘年会を楽しもう！
忘年会の幹事は、日程調整やお店選びなど、やるべきことが多くあります。ポイントを把握して早めに準備を進めれば、参加者全員に喜んでもらえ、会の成功につながるでしょう。
本記事を参考にして、参加者に満足してもらえる忘年会を開催してください。
なお、余興やゲームの際に景品を用意すると、参加者により楽しんでもらえます。
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