二次会の幹事をお願いされると、司会進行のことから景品のことまでと頭がいっぱい。
準備をする事項が多く、初めてだと悩んでしまいますよね。また二次会の規模により景品数が多くなった場合は、それを幹事が全部１人で用意するのも大変です。
そんな時にどうしたら良いのか、幹事の参考になる景品集めの技や具体的な二次会の進行などを踏まえてご紹介していきましょう。
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景品の予算をまずは算出するのが先決！
幹事になると、いろいろな事項を決める必要があります。その中でも重要なのが景品の予算決めではないでしょうか。景品の予算をどのように決めたら良いかは大きな問題であり、最初に決めなくてはいけない事柄でもあります。
景品予算を決める前に決めておきたいのが、会費です。会費の設定をしてから、必要な景品予算を上乗せする形で全体の景品予算を決定するからです。
通常景品予算は、以下の様に決めます。
◎基本会費+1,000~2,000円の景品予算=実際の会費
つまり通常の飲食代と会場費を参加ゲストで割り、一人当たりの会費を割り出すのです。
ただここで押さえておきたいポイントがあります。
- 女性よりも男性の方が会費を500~1,000円程度多めに設定すること
- 男性の会費は上限6,500円以内にすること
- 多少会費に余裕をもつこと
男女の飲食料には差があるため、男性の方が会費は高いのが一般的。つまり仮に基本会費が4,000円であったとしても、男性は4,500円・女性は3,500円に設定します。
ここに景品代を上乗せしていくため、1,000円の景品代であれば男性でも5,500円になりますよね。5,000円台の会費はまだそこまで高額感がでませんが、さすがに6,000円を超えると会費の高さに二次会に参加するかどうかを悩み始める方も。しかも二次会は当日に急遽参加できなくなる方も多数でます。その際にキャンセル分をどのように埋めるかも考えておきましょう。
当日のキャンセル代を後で徴収するのはなかなか難しいので、最初から3~4人分をすでに基本会費に入れておくのも方法の1つです。
景品代の予算とキャンセル分の予算をしっかり考えることで、余裕のある予算を設定しましょう。
時間の無い幹事は景品のまとめ買いでお得にget!
二次会の幹事は、昼間も仕事や家庭の仕事をしているため、景品をゆっくり選ぶのが難しい場合も多いですね。そんな時におすすめなのが、お得感のあるまとめ買いです。
まとめ買いをすると景品をたくさん集めるだけというイメージが先行し、内容を吟味できないのではないかと思いがち。
実はそんなことはまったくなく、トレンドや定番の景品を良く知っているセット販売の会社では、二次会に相応しい景品をまとめ買いできるので便利なのです。
またセットだからといって内容を選べないわけではなく、同じ予算や個数の中でいくつか種類を提案してくれるため、幹事がその二次会の年齢層や雰囲気にあった景品をまとめ買いできるのです。
当然まとめ買いをするのはゲストのためでもありますが、幹事にも大きなメリットがあります。
それは時間を有効的に活用できることと、予算を細かく設定しなくて良いことです。日常の忙しさの中で、二次会の用意をするのは幹事にとって困難を要します。
できるだけ利用できるものは上手に利用し、まとめ買いをして楽をするのも大事なのです。
景品のセット販売では目録景品を用意できる！
目録景品を個人で用意するのは難しい問題ですが、景品セット販売では購入できます。
目録景品にする商品は、鮮度が気になる食品や大きな家電、または期限があるペアチケットなのです。
特性上持ち帰るのが難しい、またはゲストにその場であげるにはメリットが少ない商品を目録にするのが一般的。
例えば和牛ブランドの肉であれば、二次会でそのまま置いておくには保存が難しいもの。とはいっても二次会の景品にすれば箔が付きますし、お肉は高級だというイメージがあるため喜ばれます。衛生的な面で用意しにくいグルメ景品は、目録にするのがベストなのです。
目録の中にはURLなどが入っているので、ゲストがアクセスをして自分でオーダーをします。肉の種類やブランドを選べるものもあり、ゲストが自宅でゆっくり選べるのもポイント。持ち帰るのも便利な目録は、幹事にもゲストにもメリットが多いのです。また目録景品を景品のセット販売を利用して購入すると、無料のA3パネルが付いてきます。目録景品は中身が見えないため、会場を華やかにするためにも無料パネルはありがたいサービス。
グルメ景品を用意したいのであれば、検討をおすすめします。
10点の景品を購入する際の方法とは？
実際に景品のセット販売でまとめ買いをするのは楽そうですが、どのように購入したら良いかと悩む方もいるでしょう。
景品のセット販売を利用する場合、まずはホームページを開きます。例えば10点の景品を購入希望であれば、10点・二次会景品の予算を入れて検索。そうすると予算内で提案してくれるセットを、いくつか確認できます。
セットはもちろん内容が全て違い、10点の中には目玉景品とそれ以外の景品もバランスよく含まれています。目玉景品もいろいろな物があり、チケット系からグルメ、家電や雑貨までさまざま。二次会の雰囲気を見ながら内容を変えられ、しかも同じ10点でも目玉景品に違いがあるのがメリットです。選び方の方法としては、以下のポイントを重視します。
- 目玉景品の内容
- おもしろ景品が含まれているか
- 年齢層的に欲しいものがあるか
- 予算通りのものがあるか
などです。おもしろ景品は二次会では入れてあると笑いが起こせますし、雰囲気も作りやすいのであると便利です。また年齢層で希望商品に違いがでるので、目玉景品を重視して決めるのもおすすめです。
参加賞を作りたい場合にも役に立つまとめ買い！
参加賞を作りたいと思う幹事も多いですよね。やはり何ももらわないで帰るより、全員がもらえるシステムはゲストも喜ぶはず。
そんな時には、景品のセット販売の会社でまとめ買いをするのがおすすめ。小さな小物を人数分用意するのは時間がかかり、運ぶのも大変です。また1つずつ選んで買うとお得感もなくなり、結局予算ギリギリや超えてしまうことも。そんな時にもまとめ買いができる景品のセット販売は、幹事にとって時間短縮でき運ばなくてよいので楽ができます。
安い景品をまとめ買いし、その景品を幹事自らがラッピングする方法も人気があります。景品を自分の足で人数分用意する時間が省略されますので、簡単なラッピングをするだけなのでお得です。透明の小さな袋に景品を入れ、カラーモールで口を結ぶだけでとても可愛らしいギフトに変身。景品以外に参加賞もまとめ買いをし、後は二次会の会場に届くだけというシステムはぜひ利用したいところです。
まとめ
こちらでは二次会の幹事になった際に、いかに利用しやすく簡単で時間短縮できるかという点に注目して景品の選び方をまとめてきました。景品は1つずつ買うのも良いですが、忙しい方などにはまとめ買いが便利です。
まとめ買いは時間を短縮でき、しかも景品選びのプロから内容の提案をうけられると、幹事にとてもメリットがあります。せっかく楽しい二次会なのに、幹事だけが疲れるのは避けたいところ。
できるだけ楽をして二次会をお得に楽しめるように、まとめ買いなどを上手に利用しましょう。
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