2020年の年明けから流行した新型コロナウィルス。日本を震撼させるだけでなく、今世界中で猛威を振るっています。
集団感染の危険性から、イベントやコンサートの中止、不要不急の外出を控えるなど政府や自治体からも呼びかけられています。
世の中自粛ムードが広がる中、結婚式を控えた新郎新婦や二次会の幹事は今まさに、
「開催するべきか」「中止するべきか」それとも「延期か」新型コロナウィルスの対応に、頭を深く悩ませている事でしょう。
この記事では、二次会を中止または延期する場合の対応と、開催する場合はどんなことに注意すると良いのかまとめました。
思いもよらないこの窮地に一番大切なことは命を守る事です。
ご自身はもちろんのこと、大切な家族、友人たちと笑顔でこの晴れの日が迎えられるように一緒に考えてみましょう。
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延期か？中止か？開催か？まずは一歩進めよう！
「こんな事態になるなんて思ってもいなかった」と落胆する気持ちはよくわかります。ここまで準備を進めてきて簡単に決められるものではありませんよね。
あるウェディング情報サイトが行ったアンケート調査によると
♣予定通り開催した（する）人は40％
♣迷っている人は30％
という結果だったようです。
延期するにはどんな準備が必要か。中止するならキャンセル料も気になる。開催できることが何よりの望みだけど、感染リスクを考えるとやっぱりやめておこうか。
考え出すと不安で胸がいっぱいになります。
延期または中止、開催、それぞれのメリットとデメリットはどんなことが考えられるでしょうか。
延期または中止する場合のメリットとデメリット
| メリット | デメリット |
| コロナウィルスの感染回避 | 会場を改めて押さえる必要がある |
| 家族や知人の不安や心配ごとを解消できる | ゲストに日程を再調整させる |
| 延期することで、心配ごとなく心から祝福してもらえる | 準備してしまった招待状やアイテム料金のロス |
| 準備時間が増えしっかりと二次会の備えが出来る | 準備してしまった景品や備品のロス |
| 延期のタイミングで発生するキャンセル料 | |
| 中止のタイミングで発生するキャンセル料 |
開催する場合のメリットとデメリット
| メリット | デメリット |
| 結婚の報告が出来る | コロナウィルス感染リスクが高まる |
| 予定通り開催することで、キャンセル料が発生しない | 万が一感染が広まった場合に、一生に一度の晴れ舞台が一生最悪な思い出になり兼ねない。 |
| 余分なロスが出ない | ゲストに不安な思いをさせてしまう |
| ゲストに日程の再調整をさせずに済む | 出席を迷っているゲストに気を使わせてしまう |
迷っている間にキャンセル料を確認しよう！
延期か中止か迷っている場合、まず先にキャンセル料を確認してください。
二次会の日程が近づくにつれてキャンセル料は高くなります。何日前からいくらキャンセル料が発生するのか確認しておきましょう。
通常、自己都合や通常の自然災害（※１）の場合は100％キャンセル料がかかると言われています。
※１地震や台風による災害では無料でキャンセル対応している場合が多い。
このコロナウィルスに関しては、政府などが対応を発表していることもあり、通常のキャンセル規約とは別に、キャンセル料の無料、または減額と言った特別に対応してくれる店も増えています。
小規模二次会であれば無料延期、また店が決めた期間以内に予約金（※２）を支払うなど、あらゆる取り組みで工夫をされています。
まずは一度会場スタッフと相談をし、予約時やキャンセル時の規約を確認しましょう。
※２予約金とは…予約を決めた際に支払う内金のこと。会場を押さえるために必要なものですが、店によりない場合もあります。大抵は3万円ほどを支払う店が多いようです。
通常のキャンセル規定の一例
2ヵ月前までは予約金のみ、それ以降は最低保証金額（※３）の何割かをキャンセル料として支払うケースが一般的です。
| キャンセルまでの日数 | 金額 |
| 60日前まで | 予約金のみ |
| 59日～31日まで | 最低保証金額の3割 |
| 30日～10日まで | 最低保証金額の5割 |
| 9日～前日まで | 最低保証金額の7割 |
| 当日 | 全額 |
※３最低保証金額とは…会場を貸し切りにできる最低の金額、または人数です。
会場を貸し切る事により、その店は通常営業が出来なくなるため、通常営業時に得られる最低限の金額を払わなくてはいけない。
例えば60人規模の会場を貸切る場合、最低保証金額が20万円などと設定されている場合を指します。
１人5,000円の食べ放題、飲み放題を頼んだ際、40人分の金額を最低保証金額とされているのです。
| ＜具体的なキャンセル料の一例＞ ゲスト人数：60人 飲食代：5,000円/1人 最低保証金額が20万円の場合 |
|
| キャンセルまでの日数 | 金額 |
| 60日前まで | 予約金のみ |
| 59日～31日まで | 6万円 |
| 30日～10日まで | 10万円 |
| 9日～前日まで | 14万円 |
| 当日 | 20万円 |
店によっては日にちが迫ってのキャンセルは全額、もしくは半額などのキャンセル料が発生することも。
延期か中止か、少しでも悩んでいるなら早めに相談するようにしてください。
また、現在では新型コロナウィルスの影響で、特約キャンセルという条項を設けた店も目立ちます。
半年以内なら無料で延期可能、一時金だけでキャンセル可能などです。
これから予約をする方は、このようなキャンセル事項についてもしっかりと確認しておくことをおすすめします。
延期するならいつがいい？
挙式や披露宴は遠方から日程や都合を調整してくれる親族のため、延期や中止は難しいと考える新郎新婦が多いようです。
反対に、親しい知人や友人たちとカジュアルに行える二次会は、延期や中止を検討しているというのが現実のようです。
では延期をする際、二次会はいつ開催するのがベストなのでしょうか。
この見えない新型コロナウィルスの蔓延もいつ終息に向かうのかも分かりません。
ウェディングサイトのアンケート調査によると
「結婚式二次会は夏以降に延期する人が多い！」
という声が多く聞こえてきます。
2020年の7月前後に延期をする新郎新婦が一番多く、続いて11月、12月となっています。
7月は夏頃に終息することを見越し、できるだけ早めの延期対応をしたい方でしょう。一方で11月以降を選択している新郎新婦は、年内には開催したいという人です。
オリンピックが延期されたように、二次会も同じように1年をめどに延期を検討してもいいのかもしれませんね。
延期や中止の場合にやることリスト５
延期または中止を決めた場合、何から取り掛かればよいのでしょうか？
リスト１ 会場への連絡
延期や中止が決まったら予約している会場に連絡をします。
一日でも早い連絡の方が、キャンセル料も安くなる場合があるため、なるべく早めに会場に連絡しましょう。
延期、中止の旨を伝え、延期の場合は再度日程の調整と予約が必要です。改めて予約金が必要なのか、キャンセル料や日程変更料など、いくらかかるのか確認しましょう。
リスト２ ゲストへの連絡
次に、招待をしているゲストに連絡をします。
こちらも早ければ早い方がいいので、まずは取り急ぎメールや電話で連絡を入れます。その後改めてハガキまたは文書を用意して送ります。
二次会を延期する場合に送る例文
〇〇様
謹啓
春風の候、いかがお過ごしでしょうか？
さて、先日もご案内申し上げました、結婚式の二次会延期についてお知らせいたします。
新型コロナウィルスによる感染拡大が毎日報告されており、大変不安とご心配をおかけしていることと思います。
突然のこの非常事態に私共も困惑しております。
ふたりで悩み、話し合った結果、〇月〇日に予定していた結婚式の二次会を延期することにいたしました。
お忙しい中、日程の調整と出席のお返事を賜りありがとうございました。
また、ご心配とご迷惑をおかけいたしましたこと心よりお詫び申し上げます。
延期の日程が決まりましたら、改めてご連絡を差し上げます。
お手数をおかけしますが、再度お返事を頂けると幸いです。
皆様におかれましては、どうぞお体ご自愛下さい。
謹白
リスト３ 景品や備品の保管
すでに購入している景品については、延期日まで大切に保管してください。
景品の内容により、キャンセルや利用日の延期をしてくれる場合があります。
景品にテーマパークのチケットや有効期限があるものを選んでいる場合は、速やかに有効期限の変更を依頼しましょう。
リスト４ 二次会で依頼している司会や余興の調整
二次会の司会や余興を外部に依頼している場合も速やかに延期や中止の連絡を入れましょう。
会場のキャンセル料と同じように、司会キャンセル料が発生します。
| キャンセルまでの日数 | 金額 |
| 1ヶ月前 | 50％ |
| 7日前 | 80％ |
| 3日前～当日 | 100％ |
上記が平均的なキャンセル料です。
リスト５ 招待状の再作成
二次会を延期する場合は再度招待状を作成します。日程が変更になることで出席数も変わります。
再度送る招待状の例文
〇〇様
拝啓
〇〇の候、皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、過日よりご案内申し上げておりました
〇〇（新郎の名前）
〇〇（新婦の名前）
の結婚式の二次会を開催いたします。
皆様にお会いできることをずっと楽しみにしておりました。
ご多忙のところ恐縮ではありますが、是非ともご参加くださいますようお願い申し上げます。
謹白
二次会を開催する場合コロナに負けない対策を！
様々な事情により、どうしても二次会を開催する新郎新婦もいます。
開催を決めたからには、コロナに負けない対策を万全にしてゲストを迎えましょう。
対策① 規模を縮小する
招待されているゲストの中には、新型コロナウィルスの感染が心配で二次会の出席に不安を感じている人も少なくありません。
新郎新婦をお祝いしたい気持ちはもちろんあるものの、小さな子供や高齢のおじいちゃんやおばあちゃんと暮らしている人はなおさらでしょう。
そこで、改めてゲストに二次会参加の有無を聞きます。新郎新婦から、不安でいるゲストに連絡を取ると良いでしょう。
この状況なので、無理に出席しなくても良い事を伝えます。
改めてハガキや文書にして送るとより丁寧に伝わります。
二次会を開催する場合に送る例文
〇〇様
春風の候、いかがお過ごしでしょうか？
さて、予定しております結婚式の二次会についてお知らせいたします。
新型コロナウィルスによる感染拡大が毎日報告されており、大変不安とご心配をおかけしていることと思います。
突然のこの非常事態に私共も困惑しております。
ふたりで悩み、話し合った結果、〇月〇日に予定通り結婚式の二次会を開催いたします。
改めて出欠の確認をさせていただきます。欠席の場合でも遠慮なくご連絡ください。
追伸
二次会当日の会場内は、除菌、消毒体制を万全にしています。
会場の入り口には除菌スプレー、全テーブルに除菌シートを設置します。マスクが必要な方にはお配りします。
その他、ご不安なこと、ご心配なことがあればお気軽にご連絡ください。
どのようにウィルス感染の対策をするのかを伝えることで不安も軽減できます。
またこの状況の中、「欠席することは気にしなくていい」事を伝えると、その後の関係性も良好に保てることでしょう。
再度出欠を取ったことで、不参加が多い場合は、延期や中止にすることも検討しましょう。
対策② 除菌対策を徹底しよう！
事前に準備しておくものや、会場スタッフに依頼しておくなど、コロナウィルス対策は自分たちでもできます！
コロナに負けない対策
- 会場の入り口に消毒を設置
- 忘れた方（必要な方）へのマスクの配布
- テーブルや椅子の除菌消毒
- 食事のビュッフェスタイルの禁止
- 会場スタッフの手袋とマスクの徹底
- 会場の換気をこまめに行う
- 空気清浄機を設置
- 1テーブルに座る人数を制限する
- 密集（密着）するような余響はやらない
通常の二次会より制限されることは多々ありますが、対策を万全にすることで二次会は開催できます。
婚礼や祝いの席ではマスクの着用はタブーとされていますが、受付でマスク着用OKと伝えるだけでも安心感が違いますよね。
また、二次会のお見送りの品に除菌シートや手作りマスクを贈るのも、思いやりのある演出だと思います。
まとめ。後悔しない選択を！
いつまで続くか分からないこの新型コロナウィルスの感染。早く終息することを願うばかりです。
一番大切なことは人命です。
自分が罹患しないことはもちろんですが、保菌していることで他者に感染させてしまうこと。これが一番怖い事です。
その方が持病を抱えていたり高齢な場合は重篤化する可能性が高いと言われています。
①少しでも迷っている人は、キャンセル料や延期手数料など、会場の予約規約を確認する。
②延期、中止を決めた人は、速やかにゲストに連絡を。まずは電話やメールで一報を入れ、その後手紙やはがきで改めて伝える。
③開催すると決めた人は、コロナウィルス感染対策をしっかりしましょう。コロナに負けない対策は自分たちでもできます。
ゲストの不安を払拭して、参加してよかったと思ってもらえる二次会にしましょう。
このタイミングで大切な結婚式の二次会を中止するのか、延期するのか、開催するのか。
この決断をしなくてはいけない時に、少しでも参考になる部分があれば幸いです。
一生に一度の晴れの日が無事に迎えられる事を、心から願っています。
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