「親睦会の案内文が堅苦しい文章になってしまう…」
「参加者に面白そうと思ってもらえる案内文を作りたい」
「くだけた表現を使うと相手に失礼だと思われないか不安」
親睦会の案内文の作成を任されたものの、どのように書けば良いか悩んでいませんか。案内文にくだけた表現を使えば、楽しい雰囲気を演出でき、参加者の期待度を高められます。
相手との関係性を考慮し、失礼な印象を与えないように注意すれば、親しみやすい案内文ができるでしょう。
本記事では、親睦会の案内文について、以下の内容を解説します。
本記事を読めば、親睦会の案内文に関する悩みを解決でき、楽しい雰囲気が伝わる案内ができるでしょう。
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親睦会とは？懇親会との違いも解説
親睦会とは、既にある程度の関係性が築けている人々が、さらなる交流を深めるために行う会のことです。
比較的カジュアルな雰囲気が特徴で、たとえば以下のものが該当します。
- 同じ組織や同じ部署内の飲み会
- 社員旅行
- 同好会の集まり
一方、懇親会とは、同じ組織や集団に属している人たちが親睦を深めるために行う会のことです。
次のように、フォーマルな場面で使われることが多いです。
- 他部署との交流
- 異業種交流会
- PTA会の集まり
- 取引先との会食
どちらの会も交流や親睦を深めるという共通の目的を持っていますが、集まる人々の関係性によって使い分けられます。
懇親会と親睦会の違いは、以下のとおりです。
| 種類 | 目的 | 開催される場面 |
| 懇親会 | ・交流を深めることが目的 ・ビジネスや職場関係で使われる | ・会社の周年記念 ・新入社員歓迎会 ・取引先との会食など |
| 親睦会 | ・参加者同士の親睦を図ることが目的 ・社内やサークル活動などで使われる | ・社員旅行チームビルディング ・イベント同好会の集まりなど |
どちらも交流や親睦を深めるのが目的ですが、集まるメンバーや会の性質によって名称が変わります。
親睦会の案内文の作成方法
親睦会の案内文の作成方法を3つ紹介します。
案内文を作成する際に参考にしてみてください。
1.案内文に記載すべき項目
親睦会の案内文に記載すべき項目は、以下の7つです。
| 項目 | 内容 |
| 親睦会の目的・趣旨 | 会の目的を明確にすると、参加者が参加の意義を理解しやすくなる |
| 開催日時 | 年月日だけでなく、曜日や開始・終了時刻も正確に記載する |
| 開催場所 | 店名や会場名、住所や最寄り駅からのアクセス、地図のURLなども記載すると良い |
| 参加費 | 金額を明記し、徴収方法（当日集金、事前振込など）も伝える |
| 出欠締め切り期日 | いつまでに出欠の連絡が必要か明確にする |
| キャンセル規定 | やむを得ずキャンセルする場合の期限や、会費負担の有無などを記載しておく |
| 幹事の連絡先 | 質問や緊急時の連絡先として、幹事の氏名と電話番号、メールアドレスなどを記載する |
これらの項目を記載することで、参加を検討している人が安心して出欠の判断ができるようになります。さらに、幹事への問い合わせを減らし、スムーズに準備を進められるでしょう。
2.【書面】親睦会の案内文の書き方
書面で親睦会の案内をする場合は、次のように作成します。
| 項目 | 内容 |
| 日付 | 右寄せで記載する |
| 宛名 | 案内の対象者を左寄せで書く |
| 差出人 | 幹事の名前を右寄せで記載する |
| 案内文 | 挨拶や参加のお願いを中央に書き「拝啓」と「敬具」でまとめる |
| 別記 | 「記」の下に必要事項を記載する |
| 出欠 | 返答方法や返信先、期日を書く |
書面の場合は「記」の下に開催日時や場所などの必要事項を記載し、文末は「以上」で締めましょう。このようにすると、必要な情報をすぐに見つけられ、分かりやすい案内文になります。
3.【メール】親睦会の案内文の書き方
メールで案内文を送る場合は、以下の項目を記載しましょう。
| 項目 | 内容 |
| 件名 | 親睦会の案内だとわかるようにする |
| 宛名 | 案内の対象者を書く |
| 差出人 | 幹事の名前を記載する |
| 案内文 | 挨拶や参加のお願いをする |
| 概要 | 開催日時や場所などの必要事項を記載する |
| 出欠 | 返答方法や期日を書く |
| 署名 | 差出人の部署名やメールアドレスを記載する |
メールの場合、書面のように字下げをする必要はなく、全体を左揃えで作成するのが一般的です。添付ファイルがある場合は、その旨も本文中に記載しておくと親切です。
親睦会のくだけた案内文の例3選
親睦会のくだけた案内文の例を、相手別に3パターン紹介します。
相手に合わせて、適切な案内文を作成しましょう。
1.【社内向け】親睦会のくだけた案内文
同じチームや部署のメンバーなど、社内に向けた親睦会の案内文は、ある程度くだけた表現を使っても良いケースが多いです。
たとえば、以下のように作成できます。
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お疲れさまです。〇〇チームの〇〇です。 チーム間の交流を深める機会として、下記のとおり親睦会を開催いたします。 【日程】5月16日（金）19:00〜 キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。 ご出欠は5月8日（木）までに、幹事（総務課：○○：内線○○）にご連絡ください。 皆さまのご参加を、心よりお待ちしています。 幹事：〇〇〇〇 |
冒頭の挨拶を「お疲れさまです」のような親しみやすい言葉にし、拝啓から始まる挨拶を省略しても問題ありません。
ただし、くだけた感じにする場合も、日時やキャンセル期日などの必要事項は入れるようにしましょう。
2.【友人・知人向け】親睦会のくだけた案内文
友人や知人を集めて開催する親睦会案内文は、以下のように作成するのがおすすめです。
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皆さま、お久しぶりです。〇〇です。 メンバー同士のさらなる親睦を深めるために、下記のとおり親睦会を開催いたします。 【日程】5月24日（土）18:00〜 キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。 ご出欠は5月16日（金）までに、幹事〇〇にご連絡ください。 親睦会では、あまり話をしたことのない人同士でも交流を深めて楽しめるように、ゲームやビンゴ大会を予定しています。 勝利したチームには豪華景品もありますので、ぜひお気軽に参加してくださいね。 もちろん、美味しい料理やお酒をご用意していますので、ご参加いただける場合はこのメールに返信をお願いいたします。 皆さまのご参加をお待ちしています。 幹事：〇〇〇〇 |
必要事項は記載しつつ、友人や知人の場合はカジュアルな文面にするのがポイントです。目的が「楽しむこと」を前面に出すと、参加意欲を高められるでしょう。
3.【サークル向け】親睦会のくだけた案内文
サークル向けの親睦会のくだけた案内文は、次のように作成するのが良いでしょう。
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いつもお世話になっております。××サークルの〇〇と申します。 この度、新たに3名の方がサークルメンバーとして仲間に加わりました。 今後もますますメンバー同士が一丸となってサークル活動に取り組めるよう、下記のとおり親睦会を開催します。 【日程】5月17日（土）18:00〜 キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。 ご出欠は5月8日（木）までに、幹事〇〇にご連絡ください。 せっかくの機会ですので、メンバー同士の交流が深まるよう、ユニークなゲームやレクリエーションを企画しています。 優勝チームには豪華景品のプレゼントもありますので、皆さまぜひご参加ください。 美味しい料理やお酒をご用意してお待ちしています。 幹事：〇〇〇〇 |
サークル向けの案内文では、会の趣旨（新メンバー歓迎など）を明確に伝えることが大切です。日時や場所、会費、締切などの必要事項はしっかりと記載し、参加を促すようなメッセージを添えてみてください。
ゲームやレクリエーションを盛り上げるためは、景品を用意するのがおすすめです。景品ショップ「マイルーム」では、親睦会にぴったりな景品を豊富に取り扱っています。
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親睦会の案内文を出す際の3つのポイント
親睦会の案内文を出す際のポイントを3つ紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
1.開催1〜2ヶ月前には案内する
親睦会の案内は、開催日の1ヶ月前、大規模な会の場合は2ヶ月前には案内しておくことが重要です。
案内が開催日間際になってしまうと、スケジュールの調整ができず、参加率が下がる可能性が高いからです。また、幹事も出欠確認やお店の予約など、準備に必要な期間が短くなり慌ただしくなります。
早めの案内は参加者への配慮であり、親睦会の成功にもつながるでしょう。
2.親睦会の目的を記載する
くだけた案内文でも、以下のように親睦会の目的を明記する必要があります。
- メンバー間の交流を深める
- 新人を歓迎する
- 情報交換をする
目的が曖昧だと、どのような会なのかイメージできず、参加率が下がることがあるからです。また、会の趣旨が曖昧だと、参加者が緊張してしまう可能性もあります。
受け取った側が気軽に参加できるよう、会の目的は忘れずに記載してください。
3.相手が返信しやすい方法で案内する
案内文は、相手が出欠の連絡をしやすい方法で送るように心がけましょう。
相手に通知する方法は、主に2つあります。
- 書面
- メール
書面の場合は返信用封筒やハガキを同封し、幹事の連絡先を記載してください。メールの場合は、返信先のアドレスを書いておくことが大切です。
案内を送る際は、出欠連絡をするときに相手の手間や負担を減らすための工夫が必要です。
くだけた親睦会の案内文を作る際の3つの注意点
くだけた案内文を作成する際の注意点を3つ紹介します。
案内文にくだけた表現を使う際は参考にしてみてください。
1.送る人との関係性を考慮する
くだけた案内文は、上司や取引先などの目上の人には避けるようにしてください。
目上の人に送ってしまうと、相手が不快に感じる文があった場合、今後の関係性に悪影響を及ぼす可能性があるからです。そのため、くだけた案内文は、同僚や友人などの親しい間柄の人に送るようにしましょう。
トラブルを避けるためにも、相手との関係性を考慮して慎重に送ることが重要です。
2.相手が不快になる表現を避ける
案内文にユーモアを交えても問題はありませんが、表現方法に注意する必要があります。
表現方法や言葉によっては、受け取り側が気分を害したり、不快に感じたりすることがあるからです。たとえば、一部の人にしか伝わらない身内ネタや、誰かを中傷する内容は避けましょう。
親しみやすさを演出しようとするあまり、相手への敬意を欠いた表現にならないようにしてください。
3.必要事項の記載漏れがないようにする
くだけた文章を書くのに集中しすぎて、必要事項の記載を忘れないようにしましょう。
開催日時や場所などの必要事項が記載されていないと、相手が参加するか判断できないことがあります。幹事の連絡先や出欠連絡の期日を記載すれば、相手が返信する際に負担を感じにくくなります。
親しみやすさを演出しつつ、伝えるべき情報はわかりやすく記載することを心がけてみてください。一方的な案内文にならないよう、相手の立場に立って情報提供をすることが大切です。
親睦会の参加率を上げるために案内文を工夫してみよう！
親睦会の案内文は、開催情報を伝えるだけでなく、受け取った相手に楽しそうと思ってもらうことが重要です。くだけた表現を取り入れることで、親しみやすく、魅力的な案内文を作成できるでしょう。
本記事を参考にして、参加者の期待度が高まるような案内をしてください。
なお、余興の際に景品を用意すると、参加者の満足度がより高まります。
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