「飲み会の幹事なんて面倒くさい…」
「せっかくの飲み会なのに楽しめない」
「幹事を断ったら、評価が下がるかも…」
飲み会の幹事を任されるのは、憂鬱ですよね。準備や当日の進行に追われ、ゆっくり楽しめないばかりか、何かトラブルがあれば責任を負わされることも…。
でも、もう悩む必要はありません！この記事では、飲み会の幹事をラクに乗り切るための具体的な方法を紹介します。
この記事を参考に次回の飲み会は、スマートに乗り切りましょう！
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飲み会幹事をやりたくない人が多い理由5つ
飲み会の幹事をやりたくないと感じる人の理由として、以下の5つが挙げられます。
幹事業務に対して負担を感じている理由について、確認していきましょう。
準備や段取りが面倒
飲み会の幹事はやることが多く、面倒だと感じる人も少なくありません。具体的には、次のような調整や気配りが求められます。
- 参加者の都合を聞き、候補日を調整する
- 予算や立地、参加者の好みを考慮して店を選ぶ
- SNSやメッセージアプリで連絡し、返信を管理する
- 急な人数変更やキャンセルに対応する
- 参加者の嗜好やアレルギーに気を配る
これらの作業には多くの時間と手間がかかるため、幹事には大きな負担がのしかかります。
当日がゆっくり楽しめない
幹事は常に場の様子に気を配らなければならないため、「当日はゆっくり楽しめなかった」という声がよく聞かれます。
実際、当日には以下のような対応が求められるからです。
- 誰よりも早く会場に到着し、受付や座席案内、会計準備を行う
- 配膳やドリンクの手配、進行や乾杯の段取りを行う
- 遅刻者や予期せぬ変更に対応する
幹事は、会話や食事をじっくり楽しむ余裕がなく、まるで参加者を見守る保護者のような状態になることもあります。周囲からのプレッシャーや宴席を盛り上げる役割への期待も、心労を増やす要因と言えるでしょう。
結果として、自分自身が楽しむ時間を持てず、気苦労ばかりが募ってしまいます。
トラブルが発生すると幹事の責任になりがち
飲み会でトラブルが発生した場合、幹事が責任を問われやすい傾向があります。場合によっては、問題解決の矢面に立たされたり、ちょっとしたミスでも非難されたりすることもあるでしょう。
たとえば、次のようなケースが挙げられます。
- ドタキャンや急な人数変更に応じて、店舗や参加者と調整する
- 会計や割り勘でトラブルが起きた際に対応する
- 酔いつぶれた人の介抱や、迷惑行為への対処を行う
微々たる手配ミスや確認漏れでも「幹事のせいだ」と責任を追及されることもあります。店舗や参加者への謝罪や調整は精神的な負担となり、幹事役に対する苦手意識を植え付ける原因になるでしょう。
労力が多いのに感謝されにくい
幹事の仕事は労力が大きいにもかかわらず、感謝されにくいと感じる人もいます。時間と手間をかけて準備や運営をしても、それが「当たり前」と捉えられる傾向にある方です。
具体的には、以下のような状況が想定されます。
- 時間をかけて準備をしても「当然」と受け止められ、感謝されにくい
- 複数回幹事を担当していると「あの人は幹事をやって当然」という雰囲気になる
- うまくいって当たり前、失敗すれば責任が問われやすい
- 料理や席など、細かい不満があとから耳に入ることもある
このような経験から、幹事を引き受けることに消極的になる人が多いのが現状です。
断れない職場の雰囲気がつらい
職場の雰囲気や人間関係が原因で、飲み会の幹事役を断りづらい状況もストレス要因となります。新人や若手に半ば強制的に押し付けられたり、上司からの依頼を事実上拒否しにくかったりするからです。
たとえば、以下のような場面が想定されます。
- 新人や若手に「社会経験」として幹事役が割り振られる
- 上司からの依頼やその場の空気で、断るのが難しい
- 幹事を断ると「協調性がない」「やる気がない」と見なされそうな不安がある
パワハラとの境界が曖昧なケースもあり、多くの人が精神的な負担を感じているにもかかわらず、声を上げにくいこともあります。こうした状況は、幹事という役割だけでなく、職場環境全体への不満にもつながりかねません。
やりたくない飲み会の幹事を頼まれたら最初にやるべき3つの準備
飲み会の幹事を引き受けたら、最初に丁寧に準備しておくことでその後の負担を減らし、スムーズな運営につなげられます。
幹事を頼まれたらやるべきことは以下の3つです。
その後の段取りをスムーズにするためにも、まずは基本となる準備から着手しましょう。
飲み会の目的と参加者リストを明確にする
幹事を引き受けることになったら、最初に飲み会の目的を明確にし、参加者リストの作成を行いましょう。
目的を把握することで、会の趣旨に沿った企画や準備を進められます。また、参加者リストは、効率的な連絡や配慮を行う上での基盤です。具体的には、以下の項目を確認・作成します。
- イベントや飲み会の目的（歓迎会、親睦会など）を把握する
- 協力者がいるかを確認する
- 参加者をリスト化し、出欠を確認する
- 特別な配慮が必要なゲスト（上司や来賓など）がいるか確認する
- 連絡手段（LINEやメールなど）を決めて、参加者全員に周知する
- 過去の傾向やリクエストをチェックする
これらの情報を最初に整理しておくことで、後の段取りがスムーズに進むでしょう。
日程調整と会場候補のリサーチを開始する
日程決定と会場選びは、飲み会全体の成功を左右するため、できるだけ早く着手することが大切です。
以下の手順で日程調整と会場選びを進めましょう。
- 調整ツール（例：調整さん）やアンケートで、参加者の都合を確認する
- 候補日を複数挙げ、集まりやすい日程を絞る
- 参加者の希望エリアや交通アクセスを考慮し、会場をリストアップする
- イベントの規模や雰囲気に合う会場を検索する
- 各会場の予約条件・収容人数・キャンセル規定などを確認する
- 予約しやすい日時や仮予約の可否を確認し、会場をピックアップする
計画的にリサーチを進めることで、参加者の満足度が高い会場を確保しやすくなります。
予算の目安を決めておおよその会費を設定する
予算と会費を明確にしておくと、参加者への告知や集金作業がスムーズになり、会計トラブルを未然に予防できます。
予算設定の際に考慮すべき点は、以下のとおりです。
- 合計予算（飲食代、会場費、プレゼント代など）を算出する
- 一人当たりの会費を割り出す
- 会社からの補助金やお店の割引・クーポンの有無を確認する
- 参加者の属性（新人や女性、役職者など）によって会費の負担額に差をつけるかどうか検討する
- 延長料金や二次会費などの追加料金も想定しておく
- 余剰金や不足金がでた場合の対応を事前に共有する
事前に会費を設定し、トラブルが発生しないように準備しましょう。
幹事に必要な準備については、関連記事「幹事の仕事やることリスト｜飲み会を成功させて仕事できる人になろう」にてまとめています。こちらもあわせて参考にし、飲み会の準備にお役立てください。
やりたくない飲み会の幹事で失敗しない心構え
飲み会の幹事を務める際、プレッシャーを感じることもあるかもしれません。ここでは、大切な以下の4つの心構えについて解説します。
心構えを持つことで、失敗を減らし、気楽に取り組めるでしょう。
事前準備で余裕を持たせる
飲み会の幹事を務める上で失敗を避けるためには、事前準備を徹底し、時間と心の余裕を持つことが大切です。入念な準備を行うことで、当日の慌ただしさを防ぎ、予想外のトラブルにも落ち着いて対応しやすくなります。
具体的な事前準備のポイントは、以下のとおりです。
- 当日の段取りや進行の流れをメモにまとめておく
- 連絡事項は、早めに参加者全員に一斉送信する
- 会場や参加人数など主要な項目は、早めに確定させる
- サブ幹事や協力者を事前に決めておく
- お店や主要な参加者の連絡先を一覧にしておく
- 前日までに最終確認リストを作成し、チェックを済ませる
- 当日の持ち物や配布物を事前に用意し、不備がないかチェックする
これらの準備は、幹事自身の精神的な負担を減らし、飲み会を円滑に進めるための土台となるでしょう。
「完璧」を目指しすぎない
幹事として飲み会を成功させるためには、「完璧」を目指しすぎないことも大切です。
参加者全員を100％満足させることは難しいものです。完璧を目指しすぎると、自分を追い詰めてしまうこともあります。
もし完璧主義になりやすいと感じる方は、次のような考え方を意識してみてください。
- 参加者全員を満足させるのは困難だと割り切る
- 小さな失敗や変更も「何とかなる」と気楽に構える
- 自分がやるべきことと、気負わなくてもよいことの線引きをする
- 自分のできる範囲でベストを尽くす
- 他の人に頼れることは任せる
- 予期せぬ事態も「仕方がない」と割り切る
- 完璧さよりも、全体の雰囲気や楽しさを優先する
肩の力を抜き、柔軟な対応を心がけることが、良い飲み会につながります。
場を楽しみながら最低限の役目は果たす
幹事という立場であっても、飲み会の場を自分自身も楽しみながら、最低限の役目を果たすというバランス感覚が求められます。幹事自身が楽しんでいる姿は、場の雰囲気を和やかにし、他の参加者もリラックスして過ごせるようになるからです。
当日の立ち振る舞いのポイントとして、以下があります。
- 主役やゲストが快適に過ごせているか気を配る
- 幹事に徹しすぎず、自分も楽しむ気持ちを忘れない
- 宴席全体の流れが滞らないよう、時折全体に気を配る
- 会費の集金や人数確認など、基本的な業務は丁寧に行う
- 困っていそうな人には、声をかけてサポートする
- 周囲がリラックスできるよう、温かい雰囲気を心がける
責任感と楽しむ気持ちを両立させることが、幹事の役割を果たす秘訣です。
負担が大きいなら断る選択肢も考える
どうしても幹事の負担が大きいと感じる場合は、無理をせずに断ることも大切です。
自身の心身の健康を害してまで、幹事の仕事を引き受ける必要はありません。適切な断り方をすれば、相手との良好な関係性を維持できます。
上手に断るための理由としては、次のようなものがあります。
- 家庭の事情（育児や介護など）
- 体調不良（通院中であれば、その旨を伝える）
- 通常業務が多忙で、幹事の業務を兼任する時間がない
幹事を断る際には、声をかけてくれたことへの感謝と、期待に応えられず申し訳ないという謝罪を伝えることが大切です。自分の状況を正直に伝え、誠意ある対応を心がければ、理解を得られるでしょう。
「だから幹事はやりたくない」と感じる飲み会のトラブルと対策3選
飲み会の幹事を経験した人なら誰しも、トラブルに悩まされた経験があるかもしれません。ここでは、幹事が「やりたくない」と感じる原因となりやすい代表的なトラブルと対策について、3つ解説します。
あらかじめ対策を知っておくことで、幹事の負担を減らし、当日のトラブルも最小限に抑えられます。
ドタキャンや遅刻者
飲み会直前のキャンセルや遅刻は、席や料理が無駄になるだけでなく、店舗への対応や会費の再計算など幹事の負担を大きくします。また、遅刻者への料理提供や会計の不公平感が、他の参加者とのトラブルを生む原因にもなります。
こうした事態を防ぐには、参加申込の締切日とキャンセルのルールを事前に周知しておくことが大切です。
キャンセルポリシーを確認した上で店を予約し、「当日キャンセルは全額自己負担」と明確に伝えておくことでトラブルを防げます。
また、直前の出欠確認や遅刻連絡用の連絡手段を整え、参加者全体にドタキャンのリスクを理解してもらうこともおすすめです。
予算オーバー・会費トラブル
飲み会でよくある悩みのひとつが、予算オーバーや会費をめぐるトラブルです。予想外の追加注文や不明確な費用分担が発生すると、会計が混乱し、参加者間に不公平感や不信感を招きかねません。
こうした事態を避けるには、予備費を含めた会費設定や、飲み放題付きのコース選択など、計画的な予算管理が大切です。
また、追加注文は自己負担にするルールを事前に共有し、会費の集金も事前またはキャッシュレス対応にしておくとスムーズです。
割引や費用負担の違いについても、事前に明確に説明し、参加者の理解を得ておくことがトラブル防止につながります。
会計係をサブ幹事といったように分担してチェック体制を整えることで、より透明性のある運営が可能になるでしょう。
会場手配や飲み物・食事の段取りミス
会場の手配ミスや料理・ドリンクの提供トラブルは、参加者の満足度を大きく左右します。
予約内容と実際のサービスが異なっていたり、アレルギーや食事制限への配慮が不十分だったりすると、会の雰囲気を損ねてしまう原因になります。
こうした問題を避けるには、予約時と当日の双方で条件や内容をしっかり確認することが大切です。また、参加者から事前に食事に関する注意点を聞き取っておくと安心です。
さらに、座席配置や人数の上限について店舗と綿密に打ち合わせを行い、必要であれば図面を共有しましょう。
二次会の開催を見越して候補の店を用意しておく、当日の進行で不備があれば幹事が柔軟に対応するなど、臨機応変な判断力もトラブル回避のカギとなります。
やりたくない飲み会幹事をラクに乗り切る3つのコツ
飲み会の幹事は大変ですが、コツを掴むことで負担を軽減し、上手に乗り切れます。ここでは、幹事業務を楽にするための以下の3つのコツを紹介します。
ちょっとした工夫を取り入れるだけで、幹事の負担を減らしつつ、参加者にも満足してもらえる飲み会を演出できるでしょう。
挨拶はテンプレで準備しておく
飲み会では、開始時や締めのタイミングで幹事が挨拶を担当するケースが多くあります。いざ本番を迎えて慌てないよう、事前に挨拶内容をテンプレートとして準備しておくと安心です。挨拶の準備を進める際は、次のステップを参考にしましょう。
- インターネットで飲み会の目的に合ったテンプレートを探す
- 自分の言葉を加えてアレンジする
- 話す順番や内容を箇条書きにまとめる挨拶文を事前に用意しておく
- 一度声に出して練習しておく
このように事前にしっかり準備しておけば、当日は落ち着いて挨拶ができ、進行もスムーズになります。幹事としての信頼感も高まるはずです。
挨拶の例文は、関連記事「面白い挨拶で乾杯を盛り上げよう！初めてでも安心のシーン別簡単例文30選」でも紹介しています。そのまま使えるシーン別の例文がそろっているので、内容に迷ったときは参考にしてみてください。
簡単にできるゲームを用意しておく
飲み会を盛り上げ、幹事自身の負担を軽減するためのコツは、誰でも簡単に参加できるゲームを用意しておくことです。ゲームは、参加者が飽きるのを防ぎ、会場全体の雰囲気を和ませる効果が期待できます。
手軽に取り入れられるゲーム例は、以下のとおりです。
- クイズ大会
- じゃんけん大会
- ビンゴゲームや伝言ゲーム
ゲームを取り入れるだけで、飲み会の雰囲気が格段に良くなり、参加者同士のコミュニケーションも深まることが期待できるでしょう。
景品を用意して「きちんと感」を添える
飲み会に「きちんと感」を演出し、幹事としての評価を高めたいと考えるならば、景品を用意することも効果的です。
景品があるだけで、参加者は「幹事がしっかり準備してくれている」「気が利いている」という印象を抱きやすくなるでしょう。また、景品の準備は参加者のモチベーションを高め、会場全体に一体感を生み出すメリットもあります。
人気の景品の例としては、ハーゲンダッツのギフト券や、東京ディズニーリゾートの１DAYパスポートペアなどがあります。景品選びが難しい場合には、景品専門のオンラインショップを活用するのも一つの手です。
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工夫を凝らしてやりたくない飲み会幹事を乗り切ろう！
この記事では、飲み会の幹事をやりたくないと感じる理由、役立つ事前準備、心構えについて解説しました。
飲み会の幹事は大変な役割であり、多くの人が「できればやりたくない」と感じるのは当然です。しかし、トラブルを事前に把握し、対策を練っておくことで、問題が発生した際にも冷静に対応できます。
もし幹事を任されたときは、本記事の内容を参考にしながら、できるだけ自分の負担を減らしつつ進めてみてください。
とくに、景品の準備は手間や時間がかかりやすいポイントのひとつです。サプライズやゲームで景品を用意すれば、参加者にも喜ばれ、会場も盛り上がります。
ただし、準備の手間や負担は大きくなりがちです。そこでおすすめなのが、幹事向けの景品選びをサポートしている「景品ショップマイルーム」です。
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