「飲み会の幹事を任されたけど、どんな内容のメールを送ればいいのか分からない…」
「幹事の案内メールの例文を参考にしたい！」
「上司に失礼のないメールの送り方を知りたい！」
飲み会幹事を任されたものの、参加者へのメールの書き方で悩むこともあるでしょう。飲み会を成功させるには、適切な内容・タイミングでメールを送ることが重要です。
そこで本記事では、飲み会幹事が送るべきメールについて、以下の内容を解説します。
シーン別の案内文例やマナーが分かれば、飲み会のお誘いメールをスムーズに作成できるようになります。ぜひ、最後まで読んでみてください。
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幹事必見！飲み会案内メール3つのポイント
飲み会を成功させるためには、参加者に分かりやすく、かつ必要な情報が網羅された案内メールを送ることが重要です。
ここでは、飲み会の案内メールで特に重要な3つのポイントを紹介します。
ポイントを意識することで、参加者にとって分かりやすく、幹事にとってもスムーズな飲み会運営が実現します。
1.マストで伝えるべき6つの要素を押さえる
飲み会の案内メールを作成する際には、参加者が知りたい情報を漏れなく記載することが大切です。
情報が不足していると、参加者は不安を感じたり、個別に質問のメールを送る手間が増えたりしてしまいます。参加者に不安を与えないためにも、6つの要素を押さえましょう。
- 開催日時
- 場所
- 参加費と支払い方法
- 出欠の連絡と返信期日
- お店の住所やアクセス
- 幹事の連絡先
上記の要素を案内メールに含めることで、参加者の疑問点を減らし、スムーズな飲み会開催につなげられます。
2.メール送信のタイミングを意識する
案内メールを送る理想的なタイミングは、飲み会の約1ヶ月前です。遅くとも2週間前には送信し、参加者がスケジュールを調整する期間を確保しましょう。
メール送信のタイミング目安は以下のとおりです。
- 初回案内 – 開催の1ヶ月前（遅くとも2週間前）
- リマインド – 前日または当日の朝
- お礼メール – 翌日（遅くとも開催から3日以内）
計画的なメール送信が、円滑な飲み会運営の秘訣です。
3.LINEやチャットとの使い分けをする
SNSが普及した現在、同僚とLINEでコミュニケーションを取ることも増えています。しかし、ビジネスシーンでは会社のメールを使うのが基本マナーです。
使い分けの基準は以下を参考にしてみてください。
| 会社のメール | ・上司も含む社内飲み会 ・フォーマルな歓送迎会 |
| LINE・チャット | ・同期や友人との気軽な飲み会 ・プライベートな集まり |
参加者の関係性や飲み会の性質を考慮して、適切なツールを選択しましょう。
【ビジネス編】飲み会案内メール例文集
ビジネスシーンでの飲み会案内メールは、マナーを守りつつ、必要な情報を的確に伝える必要があります。
ここでは、以下のシーン別にメール例文を紹介します。
例文を参考に、失礼のない、分かりやすい案内メールを作成しましょう。
1.日程調整のメール
送別会の日程調整を想定したメール例文は、以下のとおりです。
| 件名：【回答期限 △/△迄】送別会の日程調整について 関係者各位 いつもお世話になっております。 来月末で退職される田中様の送別会について、以下の日程候補の中から参加可能な日をお知らせください。 【回答締切】 ◯月◯日（水）正午まで 【候補日時】 第1候補：◯月◯日（火）18:30〜 第2候補：△月△日（月）18:30〜 第3候補：◼️月◼️日（火）19:00〜 【予算】 1名4,500円程度（飲み放題込み） 参加可能な日程を総務部の鈴木までお知らせください。 ※全日程参加不可の場合もお知らせください。 皆様のご回答をもとに最終決定し、詳細をご連絡いたします。 ご協力よろしくお願いいたします。 総務部 鈴木 |
日程調整メールのポイントは、件名に「日程調整」と「回答締切」を明記することです。件名はすぐに目がつくので、受信者がメールの重要性をすぐに理解できます。
本文では候補日時と予算を示し、参加可否だけでなく全日程不可の場合も連絡してもらうよう記載しましょう。
2.正式案内メール（日時・会費案内）
日程が決まったら、正式案内メールを送ります。ここでは、懇親会の案内メールの例文を紹介します。
| 件名：【出欠回答◯月◯日まで】部署懇親会開催のご案内（◯月◯日） 営業部各位 お疲れ様です。 新年度が始まり、営業部では新しいメンバーを迎えることとなりました。 つきましては、新入社員の歓迎と部署全体の親睦を深めるため、下記のとおり懇親会を開催いたします。 お忙しい中恐れ入りますが、会場準備のため◯月◯日（金）までに出欠のご返信をお願いいたします。 ■ 懇親会概要 ■ 日時：△月△日（土）18:30～21:00 会場：居酒屋「◯◯」（TEL：03-1234-5678） 場所：東京都◯◯区◯◯1-1-1 ◯◯ビル5F （JR◯◯駅から徒歩3分） 会費：5,000円（当日集金いたします） 幹事：営業部 佐藤・鈴木 連絡先：090-1234-5678（佐藤） 返信は以下のいずれかをお選びください： 【出席】【欠席】 どうぞよろしくお願いいたします。 営業部 佐藤 |
正式案内メールでは、件名に「【出欠回答◯月◯日まで】」と締切日を明記し、返信忘れを防ぎましょう。
本文には必要な情報を網羅的に記載します。特に会費は金額だけでなく「現金のみ」「お釣りのないように」といった集金方法も明確に伝えることが重要です。
3.前日・当日のリマインドメール
飲み会の開催日が近づいてきたら、参加者へのリマインドメールを送ると参加忘れを防げます。
以下は、飲み会前日に送るリマインドメールの例文です。
| 件名：【明日19時】営業部歓送迎会のご案内 営業部各位 お疲れ様です。明日開催されます営業部歓送迎会について再度ご連絡いたします。 ＜明日の詳細＞ 日時：◯月◯日（金）19:00スタート（18:45集合） 会場：居酒屋「◯◯◯」 住所：東京都〇〇区××1-23-45 △△ビル B1F 最寄駅：JR駅名 南口徒歩5分 会費：5,000円（現金にてお願いします） 明日の天気は雨の予報となっておりますので、傘の準備をお願いいたします。 ご質問等ございましたら、営業部 山田までご連絡ください。 緊急連絡先：090-9999-8888 それでは、明日お会いできるのを楽しみにしております。 営業部 山田 |
リマインドメールの件名には「【明日】」「【本日】」といった言葉を入れ、他のメールに埋もれないよう工夫しましょう。
本文では日時・会場・会費の基本情報に加え、天候に応じた持ち物や緊急連絡先を記載すると、参加者がより安心して参加できます。
4.翌日のお礼メール
飲み会が無事に終了した後、幹事として忘れてはならないのが、参加者へのお礼メールです。会計報告を兼ねることで、会の透明性を高め、参加者からの信頼を得ることにも繋がるでしょう。
以下に、懇親会翌日のお礼メールの例文を示します。
| 件名：御礼 各位 昨日は懇親会にご参加いただき、ありがとうございました。 皆様のおかげで、和やかな雰囲気の中で新入社員との交流を深めることができ、非常に有意義な会となりました。 特に、ベテランの方々が新入社員に積極的に声をかけてくださったことで、新しいメンバーも緊張がほぐれたようです。 なお、昨日の会計は下記の通りです。 【懇親会会計報告】 収入：参加費28名×4,000円＝112,000円 支出：飲食代 105,600円 差額：6,400円（次回開催時の積立とさせていただきます） 領収書：添付ファイル参照 至らぬ点もあったかと思いますが、今後ともよろしくお願いいたします。 総務部 鈴木 |
お礼メールは件名を「御礼」とシンプルにし、参加への感謝と会の感想、今後の関係構築を意識した言葉を記載しましょう。
「皆様のおかげで活気あふれる素晴らしい時間となりました」といった具体的な表現を入れると気持ちが伝わります。
また、メール作成と同じくらい重要なのが、飲み会を盛り上げる「景品選び」です。
マイルームでは、忘年会や歓送迎会で喜ばれる景品のトレンド情報や選び方のコツを、メルマガで定期的にお届けしています。ぜひご活用ください。
【プライベート編】飲み会案内メール例文集
プライベートな飲み会の案内メールは、会社のメールほど堅苦しい形式にこだわる必要はありません。
相手との関係性や会の雰囲気に合わせて、親しみやすさや楽しさが伝わるような工夫を凝らすと良いでしょう。
ここでは、3つのシーン別にプライベートな飲み会案内メールの例文を紹介します。
例文を参考に、参加者がワクワクするような案内を作成してみましょう。
1.友人や気心の知れた仲間向けの「くだけた」飲み会案内メール
以下は、親しい友人向けの飲み会案内メールの例文です。
| 件名：◯月◯日（土）飲み会やるよ〜🍻【出欠教えて〜】 みんな元気？ 久々に◯◯メンバーで飲もうという話が出て、急だけど◯月◯日（土）の夜、飲み会をやることになりました！ 【日時】◯月◯日（土）18:00〜 【場所】居酒屋「△△△」（〜〜駅西口徒歩3分） 【会費】4,000円くらい（飲み放題つき） とりあえず、人数を把握したいので、出欠を◯月◯日（水）までに教えてねー！ 行けそうな人は「行く！」「行くけどちょっと遅れるかも」みたいな感じでゆるく返信ください！ みんなに会えるのを楽しみにしてまーす！ 幹事：OO |
くだけた案内では、親しさに応じてスタンプや絵文字を適度に活用しましょう。使いすぎは読みにくくなるため注意が必要です。
集合時間は「18時くらいからゆるっと始めます」のように幅を持たせることで気軽さを演出できます。
また、「参加できる人はスタンプで教えて！」など返信方法を簡略化すると、反応率向上も期待できます。
2.久々に会う仲間へ送る「同窓会」案内メール
同窓会の案内は、ある程度の丁寧さを保ちつつ、温かいメッセージを添えることで、参加者の心を動かすことができます。
以下は、LINEを想定した同窓会の案内メッセージの例文です。
| 件名：◯年ぶりの再会！同窓会のお知らせ みんな元気にしてるかな？ ◯◯高校◯期生、3年B組の◯◯です。 最後に集まってから早◯年…。 久しぶりにみんなで集まって近況を語り合おうということで、同窓会を企画しました！ ▼詳細はこちら▼ 日時：8月24日（土）18:00〜 場所：居酒屋「○○○」（〜〜駅から徒歩5分） 会費：5,000円（飲み放題付き） 子育て中の人も、仕事で忙しい人も、みんなでわいわい近況報告しよう！ 参加できる人は、◯月◯日までにこのLINEに返信してください◎ たくさんの参加、楽しみにしてるよ〜！ ◯◯（旧姓：△△） |
文章は堅苦しくしすぎず、必要な情報は明確に伝えましょう。「近況報告」「節目のタイミング」など開催目的に軽く触れると参加の動機付けになります。
ちなみに、同窓会の幹事を任されたなら、余興についても考える必要があります。同窓会で人気の余興については「同窓会の人気余興3選＆盛り上がるアイデア特集｜余興の景品おすすめランキングも紹介！」の記事もぜひ参考にしてみてください。
3.ユーモアを効かせた「面白い」飲み会案内メール
飲み会の案内メールに少しユーモアを効かせることで、参加者の興味を引きつけ、場を盛り上げるきっかけを作れます。例文を紹介します。
| 件名： 癒しの飲み会開催のお知らせ。 どうも、幹事です。 突然ですが、 ・最近飲みニケーションしてない ・お酒より先にメンタルが蒸発しそう ・LINEグループが通知しか鳴らない …そんな貴殿に朗報です。 ＼第1回 癒しの飲み会、開催決定〜！／ 【詳細はこちら】 📅日時：⬜︎月⬜︎日（金）19:00〜 📍場所：○○駅近くの「隠れ家風イケてる居酒屋」 💰会費：4,000円前後 今回のテーマは「なんでも話せる夜」。 上司の愚痴、恋バナ、最近の物価、推しの話まで大歓迎！ 「行く！」という方は〇月〇日までにスタンプor返信ください📩 あなたの出欠が、幹事のメンタルに直結してます。笑 では、当日、乾杯の瞬間に全てを忘れましょう。 幹事：〇〇 |
面白い飲み会案内では、「最近お疲れ気味のあなたへ」など参加者に共感してもらえる「共通のあるある」を盛り込むのがポイントです。
テンションは軽めでも、日時・場所・会費の基本情報は分かりやすく記載しましょう。「スタンプ返信OK」にすると気軽さが増し、返信率アップが期待できます。
社内で浮かない！幹事メールのマナーと注意点
社内で飲み会の案内メールを送る際には、相手に失礼な印象を与えないよう、マナーと注意点を意識しましょう。
ここでは、社内メールで特に気を付けたいポイントを3つ解説します。
参加者全員が、気持ちよく会に参加できるように配慮しましょう。
1.上司・先輩への表現に気をつける
社内で飲み会の案内メールを送る際は、上司や先輩への言葉遣いに注意が必要です。カジュアルすぎたり指示口調になったりしないよう、丁寧な敬語を心がけましょう。
「～してください」は「～していただけますでしょうか」「～いただけますと幸いです」のような依頼形に改めるのが適切です。
形式的なコピー文ではなく、幹事自身の言葉で感謝の気持ちや参加への思いを添えることで、心のこもったコミュニケーションにつながります。
2.返信をもらいやすくする書き方を意識する
飲み会案内メールでは、参加者が返信しやすい工夫を凝らすことが重要です。
件名には「【〇月〇日締切】懇親会出欠確認のお願い」のように、返信が必要なことと回答期限を明記し、他のメールに埋もれるのを防ぎましょう。
また、本文では「【出席します】【欠席します】のいずれかをご記入の上、ご返信ください」のように、具体的な返信方法を記すことが大切です。
返信用テンプレートや日程調整ツールの活用も、参加者の手間を省き返信率向上に役立ちます。
3.誤送信・誤字脱字を防ぐ
ビジネスメールでは誤送信や誤字脱字は絶対に避けたいミスです。特に社名や氏名、役職名の間違いは大変失礼にあたります。
送信前には宛先の確認、敬称の使い方、情報に誤りがないかを慎重にチェックしましょう。
幹事が複数いる場合は、第三者に確認してもらうと効果的です。送信前の一呼吸が、トラブル防止とスムーズな運営につながります。
段取り上手でスマートな幹事を目指そう！
飲み会の幹事として成功するためには、「全体の段取り」と「丁寧なメール対応」の両方が重要です。準備は大変ですが、みんなの笑顔を見られる瞬間は、幹事冥利に尽きるものです。
飲み会やパーティーをさらに盛り上げたい場合は、ゲームや抽選会用の景品も準備してみてはいかがでしょうか。
マイルームでは予算や人数に合わせた豊富な景品を取り揃えています。ぜひチェックしてみてください。
