忘年会幹事になったら会場選びや景品の用意など準備をするのが大変です。忘年会参加予定人数を割り出したら、次は会場の予約や飲食のコースを決めるのも必要ですよね。またゲーム大会を開催する際に必要なのが、景品です。
忘年会は年忘れの会ですし、一年一緒に頑張った仲間との慰労会でもあります。 できるだけ豪華な景品を用意し、幹事が自分で良かったと思ってもらいたいところです。
そこでこちらでは、忘年会にどんな景品を用意するべきか、またいかに楽に準備をするかというポイントを中心にまとめていきます。
そして幹事が一番疑問に思う、どこまで経費で会費には値段の差をつけるべきかどうか、そのような悩みも解決していきます。
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会社の忘年会幹事になったらやるべきことをまとめる！
会社で忘年会の幹事になったら、何を最初にすべきでしょうか。会社には上司も同僚もいるので、できるだけスムーズな忘年会準備を進めるのが無難です。そこでまずは、幹事になったらやるべきことをまとめていきましょう。
【会社の忘年会幹事がやるべきこと】
- 会社内のどのくらいの人数で忘年会をやるのか検討
- 参加・不参加の希望を取るリストを回す
- 参加希望者の人数を割り出したら出席リストを作成
- 大体の人数で会場を予約（会社から徒歩圏内の場所が理想）
- 人数に対して2割ほどの景品を用意
- 会費設定をする
- 会費や場所など、忘年会の詳細を知らせる
会社内の忘年会規模が、部署だけ、チームだけの場合は比較的人数も少ないでしょう。ただし会社全体で行う場合は連絡が漏れていたり、詳細記載にミスがあると混乱します。また参加人数が決まっても、当日キャンセルという場合も考えて余裕のある会費設定や会場費を検討しましょう。ギリギリでの設定は幹事の持ち出しになる場合もあり、大変危険です。できるだけ10人前後はキャンセルするかもしれない、ということを頭に入れておいた方が良いでしょう。
会社の忘年会は会社経費？自費？会費の疑問を解決
幹事になって一番困るのが、忘年会の費用は会社経費なのか、それとも自費なのかということです。会社内での忘年会なので、確かに会社経費で落とせるのかなと思いますよね。最近は会社経費にするところが少なくなり、忘年会も任意で行うため自費でするところが多いのが現実。会社経費でする場合は、事前に上司や経理課などから通達が来るかもしれません。また聞きやすい会社であれば問題ありませんが、どこまで会社経費なのかというのは難しいところ。
実際のところ、会費を自費にした場合5,000円までは自費でもOK、それ以上は会社経費で負担をして欲しいという方も多いのです。そうなるとできるだけ5,000円以内でおさめて、自費で払ってもらうのが妥当かもしれません。
会社内で忘年会をする時に、自費の相場は3,500円から4,500円ほど。つまり最初からこの金額を設定したうえで、会場や景品を探すのが良いですね。まず会場ですが飲み放題付きのコース料理で3,000円前後のものを探すのがおすすめ。差額が出ても500円ほどにおさめておきたいところ。そして景品予算は、その会費に一人1,000円くらいを上乗せしてつくりましょう。3,500円の飲食代に1,000円の会費、合わせると忘年会の会費は一人に付き4,500円です。
これなら自費でも問題なく参加しやすい金額であり、高額過ぎて参加できないという方も少ないでしょう。
忘年会会費はキャンセル規定も知らせておくのがトラブル防止
会社の忘年会をするのに一番困るのが、役職のある方も参加すること。
新入社員と役職有りの方では当然お給料が違いますし、同じ金額で会費設定をして良いのかという問題があります。ただしあくまで会社のイベントであるのであれば、一律にするのがおすすめです。役員や新入社員に関わらず、決めた金額を徴収しないと後でトラブルになりかねないからです。
また会費を徴収する場所ですが、忘年会の場で徴収をするか事前に徴収をするかという問題もあります。実は理想的なのは事前徴収型で、仕事の合間を縫って幹事が参加希望者の会費を集めるのが良いですね。その際に注意するのは、もらったかどうかの確認を必ずすることと、できればチームなどでまとめておいて欲しいと伝えることです。当日に忘年会の会費を徴収するのは人数が多ければ多いほど困難ですし、お釣りの有無などで混乱をきたすことも。
そこでできるだけチームでまとめて1つの封筒などに入れ、誰が参加でお金を払っているのかを確認できるようにします。
また当日キャンセル以外は返金対応ができるように、店側と交渉をして社員に納得してもらうのも大事なところ。事前に社員通達に前日までは全額返金、当日は店の規定に準じてキャンセルはある場合は何％徴収など、あらかじめ伝えておくのも忘れてはいけません。どうしても当日に徴収する場合は、来店した時点で受付に払ってもらうスタンスが良いでしょう。トラブルが起きずに忘年会を楽しむためには必要です。
目玉景品を豪華にしたいなら商品券！金額がわかって大丈夫？
景品を準備する際に必要なのが、目玉景品です。
景品の中でも一番良い目玉景品は、忘年会を華やかにするためのアイテムでもあります。目玉景品はどんなものでも良いですが、商品券は金額がわかりやすいので、良いのではないかと考える幹事もいます。確かに商品券は金額がわかり、好きなものを購入できるのでおすすめ。ただあまりに高額を用意するのはおすすめできません。
景品に商品券を用意したいのであれば、目玉景品ではなく下位景品、または3位などにするのはいかがでしょうか。例えば3,000円の商品券、5,000円の商品券などであれば、物をもらうより嬉しいうえ、そこまで高額なイメージは持たれません。忘年会はできるだけ盛り上がって欲しいのは、誰でも同じ。金額がわかるものを用意するのなら、妥当な金額が無難です。目玉景品はもらって嬉しいわくわく感をもたせたいですし、ゲスト側も盛り上がります。
もし金額がわかるものを用意したくないのであれば、商品券ではなく旅行券や体験系カタログギフトなどもおすすめです。あくまで景品はプレゼントであり、ギフト感覚で渡せるものを選ぶのが良いでしょう。
忙しい幹事は景品のセット販売を使用するのがおすすめ
忘年会で用意する景品を集めるのは、なかなか大変です。しかも会社の規模によっては景品自体の数が多く、すべてを選ぶのにどれだけ時間がかかるでしょうか。しかも決められた予算内で選ぶ景品は、予算を調整していくのも難しいのです。
そこでおすすめしたいのが、景品のまとめ買いをできるセット販売。ホームページにアクセスし、景品数と予算を入れるだけで「こんな景品セットはいかがですか」と言わんばかりのセットが複数提案されるのです。そのセットには目録景品をはじめとする目玉景品、上位者向けの景品、またおもしろ景品などいろいろ含まれています。バランスよく用意された景品セットは、忙しい幹事を助けてくれます。しかも中身は景品を日頃から扱っている会社だからこそのチョイス。誰がもらっても嬉しい景品を必要な人数分すばやく用意し、会場に届けてくれるのが最大の魅力なのです。ぜひ時間が無い幹事は、こちらを使ってみてはいかがでしょうか。
まとめ
こちらでは会社で開催する忘年会の幹事になった場合、どのように会費を設定するか、経費で落ちるのかなどの疑問を解決してきました。会社規模によっては準備するのも大変な忘年会なので、できるだけ景品を楽に用意するなどの方法を利用するのがおすすめ。 目録景品を利用した景品のセット販売はとても便利で、幹事の時間を有効に使えます。
大人数で行う忘年会は自分だけで頑張らず、利用できるサービスは利用してできるだけ盛り上がる年忘れの会にしたいものですね。
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